Dokumentasi Ini merupakan poin-poin yang dijadikan sebagai bahan dasar kebutuhan system Akademik di Universitas Padjadjaran untuk pihak SMART SISFOKAMPUS. Dokumen ini diberikan dengan harapan tim SMART SISFOKAMPUS mendapatkan gambaran umum tentang kebutuhan dan permasalahan di Universitas Padjadjaran.
Dokumentasi ini tidak dapat dijadikan referensi tetap mengenai gambaran kebutuhan dan permasalahan penerapan system Akademik terpusat di Unpad.
Beberapa permasalahan yang dijelasakan dimungkinkan hanya berlaku dibeberapa unit / fakultas.
Masukan dan ide yang lebih menarik dapat disampaikan pihak SISFOKAMPUS dengan harapan dukungan semua pihak di lingkungan Unpad lebih besar.
Permasalahan
1. Tidak adanya sistem informasi manajemen akademik yang dikelola secara terpusat
2. Sebagian besar Fakultas telah memiliki sistem informasi berbasis ICT dan mandiri
3. Letak Kampus yang tidak pada satu lokasi (Dipati Ukur, Dago atas, pojok, bawah , banda, cimandiri, Jatinangor)
4. Belum siapnya pihak unpad dengan permasalahan Maintenance yang mahal dan tingginya ketergantungan dalam pengembangan sistem terhadap pihak luar.
5. Beberapa fakultas memiliki peraturan akademik yang berbeda :
– Kurikulum yang berbeda (KBK)
– Penerapan Semester dan Triwulan
– Programstudi yang memiliki subprogramstudi dan program- program lainnya.
Kebutuhan
1. Dibutuhkan sebuah blueprint ICT Unpad khususnya dalam pengelolaan data dan informasi akademik yang meliputi :
a. Bisnis Proses Sistem Akademik Unpad
b. Struktur Data Sistem Akademik Unpad
c. Peraturan Pengkodean Data pada Sistem Akademik Unpad
d. Prosdure Integrasi data.
2. Dibutuhkan sebuah sistem informasi akademik yang :
a. handal dan murah
b. memiliki hak yang luas untuk dikembangkan lebih jauh (opensource)
c. mendukung kebutuhan pelaporan nasional (DIKTI)
d. mendukung sistem online
e. dapat diakses memanfaatkan jaringan intranet/ internet secara aman.
f. Dapat digunakan dengan mudah (windows desktop & web)
3. Dibutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat mengintegrasikan data dari fakultas/ programstudi ke dalam sistem akademik yang akan dibangun.
Modal dasar pengembangan IT di Unpad
1. Peningkatan layanan infrastruktur jaringan lokal (intranet) dan internet dengan penambahan bandwidth 11Mbps
2. Peningkatan SDM (kuantitas dan kualitas) di bagian ICT sebagai salah satu upaya dalam meningkatkan pelayanan informasi berbasis ICT.
3. Beberapa aplikasi Sistem Informasi yang telah dan sedang dikembangkan oleh IT Unpad seperti :
a. Sistem Informasi Manajemen Registrasi
b. Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru
c. Sistem Informasi Perpustakaan
d. PAuS : Padjadjaran Authentication System (Single Signon System menggunakan LDAP untuk akses email, internet dll)
e. Sistem Informas Kepegawaian (Windows dan Web)
f. WebCT Elearning System
4. Sistem Informasi akademik yang digunakan di beberapa fakultas
a. SIAKAD fakultas MIPA (di gunakan juga di fakultas FISIP, PSIKOLOGI, HUKUM, FARMASI dan PROGRAM PASCA SARJANA REGULER)
b. Smart di gunakan di Teknotan (FTIP), Ilmu Kelautan (FPIK), Ilmu Keperawatan (FPIK)
c. SATPT digunakan di Fakultas Kedokteran
d. dll
Rencana
1. Mempersiapkan data dan referensi penunjang yang selanjutnya akan dijadikan sebagai panduan dalam melaksanakan rencana strategis Standard Procedure Sistem Informasi Akademik Unpad
2. Merancang Blueprint Sistem Akdemik Unpad berdasarkan rancangan sistem Smart Sisfokampus
3. Meningkatkan Kualitas SDM (Kemampuan dan pengetahuan) baik pusat maupun fakultas agar dapat terlibat dalam proses perawatan sistem dan data.
4. Mengembangkan Sistem Informasi Akademik dengan memanfaatkan berdasarkan rancangan sistem Smart Sisfokampus
5. Mengembangkan Sistem Integrasi Data antara Sistem Informasi Akademik Fakultas dengan Sistem Informasi Akademik Pusat
6. Menjaga Jalannya Sistem dan meningkatkan kualitas data melalui proses monitoring data secara terpadu yang dikelola oleh bagian akademik.
Hambatan DCISTEM dalam mengembangkan SIAKAD
1. Cukup banyaknya Perbaikan Manajemen Sistem Informasi yang harus dikerjakan oleh DCISTEM tidak memungkinakn semua sarana system informasi dibangun sendiri.
2. Proses Pencarian Sistem yang sudah berjalan diUnpad memiliki resiko social di setiap tim developer dan terbatasnya hak akses ke kode sumber.
3. Besarnya dana dan waktu yang dibutuhkan jika harus membangun dari Awal.
4. Belum adanya kesepakatan standarisasi SIAKAD yang lebih tegas.
Maksud
Berdasarkan Latarbelakang di atas DCISTEM berupaya mencari solusi terbaik untuk memberikan sarana Sistem Informasi Akademik. Dengan pertimbangan dan penilaian tersebut DCISTEM memutuskan untuk mencoba aplikasi opensource SMART SISFOKAMPUS untuk dijadikan sebagai program dasar pengembangan system akademik UNPAD khususnya untuk kebutuhan Pusat. Untuk menindaklanjuti pemanfaatan SISFOKAMPUS di unpad, DCISTEM dibawah PR5 bekerjasama dengan Biro Akademik dibawah PR1 mengadakan Workshop SISFOKAMPUS dengan sasaran :
1. Pimpinan Untuk menilai dan menguji fasilitas yang dimiliki SISFOKAMPUS
2. Tim Teknis DCISTEM untuk mempelajari dari sisi teknis program SISFOKAMPUS
3. Perwakilan Fakultas sebagai bagian dari sosialisasi rencana pemanfaatan SISFOKAMPUS+ di unpad.
Tujuan
1. Terbangunnya Sistem Informasi Akademik Pusat yang sesuai dengan kebutuhan Unpad.
2. Terbangunnya Database Terpusat khususnya untuk Data system Informasi Akademik
3. Terbentuknya data akademik yang berkualitas baik untuk diolah sebagai laporan internal maupun eksternal (salah satunya adalah pelaporan EPSBED Dikti)
4. Kemudahan bagi semua civitas akademika unpad untuk mengakses informasi sesuai dengan kedudukan dan jabatannya di lingkungan Unpad.
Target Setelah Workshop SISFOKAMPUS
1. Perancangan Draft Blueprint Sistem Database Akademik Universitas Padjadjaran .
2. Reverse Enginering SISFOKAMPUS.
3. Perancangan Aplikasi SISTEM AKADEMIK Universitas Padjadjaran.
4. Rebuild SISTEM AKADEMIK UNPAD berbasis SISFOKAMPUS yang disesuaikan dengan kebutuhan Universitas.
5. Pembangunan Aplikasi Sistem Integrasi Data Fakultas.