Kebutuhan terhadap data dan informasi telah menjadi modal penting bagi sebuah perguruan tinggi besar seperti Universitas Padjadjaran agar mampu tetap bersaing dengan perguruan tinggi yang lain. Untuk mempertahankan sebagai salah satu perguruan tinggi yang memiliki daya saing tinggi baik dalam maupun luar negeri, Universitas Padjadjaran tidak cukup hanya bermodalkan nama besar. Seiring dengan waktu Perguruan tinggi lain baik negeri maupun swasta dan baik dari dalam negeri dan luar negeri akan terus bersaing dan membesar. Peran data dan informasi sebagai modal merupakan prioritas yang perlu diperhatikan oleh seluruh pimpinan untuk menghasilkan strategi –strategi perencanaan dan keputusan yang lebih baik.
Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi (BAPSI) sebagai bagian yang khusus menyediakan pelayanan Perencanaan dan penyedia Informasi memiliki peran agar data-data yang dimiliki dapat diolah menjadi informasi, dan informasi yang ada dapat digabung dan diolah menjadi pengetahuan khusus bagi para pimpinan eksekutif.
Untuk dapat menghasilkan informasi dan pengetahuan yang efektif, dibutuhkan data yang berkualitas. Dalam hal ini BAPSI dituntut untuk dapat menyediakan data dan informasi yang tepat dan akurat.
Tantangan terbesar yang dihadapi oleh BAPSI adalah adanya otorisasi yang berlebih di setiap Unit dan belum tersedianya sarana pemusatan data dan informasi mengakibatkan proses pengolahan data dan informasi sangat tergantung kepada ketersediaan data dan informasi di unit yang bersangkutan. Upaya pengumpulan data yang telah dilakukan masih memiliki resiko terhadap rendahnya validitas data.
BAPSI dituntut untuk membuat strategi agar mendapatkan data dan informasi yang akurat dari seluruh unit kerja yang ada di Universitas Padjadjaran. Untuk mendapatkan data yang sesuai dengan kondisi sebenarnya, dibutuhkan peta data dan informasi yang jelas dan sistematis sehingga proses pengumpulan yang dilakukan lebih efesien, efektif, valid dan memiliki integritas yang tinggi.
Dokumen ini merupakan sebuah panduan bagi manajemen Universitas Padjadjaran dalam bentuk struktur peta kebutuhan data dan informasi perguruan tinggi negeri. Peta ini diharapkan dapat membantu unit kerja di Universitas Padjadjaran dalam hal penyediaan data dan informasi yang dibutuhkan sehingga dapat didukung dan diolah lebih efektif dan efesien.
Dokumen ini disusun berdasarkan pemetaan Process Clasification Framework (PCF) dan Struktur Organisasi Unpad. PCF merupakan sebuah taksonomi bisnis proses yang dapat digunakan oleh sebuah organisasi untuk menelusuri dan membandingkan kinerja baik kedalam maupun keluar organisasi itu sendiri. Dalam hal ini PCF yang digunakan adalah PCF yang khusus dibidang pendidikan.
Pemetaan ini digambarkan dengan dua model yaitu : Mind map dan Matriks.
Mindmap digunakan sebagai deskripsi proses yang berada di dalam struktur organisasi.
Untuk matriks dikembangkan berdasarkan metode W5H1: What, Who, Where, When, Why dan How.
- What : Data dan Informasi apa yang harus ada dan dibutuhkan dan apa definisinya. Pada matriks dijelaskan pada kolom Bidang/isian dan Jenis data.
- Who : Siapa yang bertanggung jawab, mengisi/mengentry, memiliki hak dan melaporkan isi data dan informasi, pada matriks dijelskan pada kolom RASCI
- Why : Mengapa dan untuk apa data dan informasi itu ada, diolah dan dilaporkan, Dijelaskan pada deskripsi dokumen yaitu penggunaan informasi agregat
- Where : Di/Dari dan Ke mana data dan informasi itu didapatkan, dapat dijelaskan pada kolom RASCI dan Sistem Informasi
- When : Kapan Data dan informasi itu diisi, diolah, diupdate dan dilaporkan dijelaskan pada kolom jadwal regulasi dan frekwensi update.
- How : Bagaimana data dan laporan tersebut diterima, dientry, dilaporkan dan disahkan. Dijelaskan pada matriks kolom RASCI dan Sistem Informasi.
Matriks dasar yang berisi kode, kerahasiaan dan frekwensi update ditampilkan pada setiap pembahasan detail dan untuk matriks selengkapnya ditampilkan pada Lampiran di akhir dokumen ini.
Pengembangan Peta kebutuhan data dan informasi disusun berdasarkan struktur organisasi yang dimiliki dan diselaraskan dengan daftar bisnis proses institusi pendidikan dalam hal ini adalah perguruan tinggi. Peta disusun berdasarkan beberapa aspek baik dilihat dari proses-proses yang terkandung didalamnya maupun dilihat dari unit-unit yang memiliki kewenangan yang berbeda-beda.
Struktur peta disusun menjadi isian-isian dasar yang dibutuhkan dengan harapan data tersebut dapat diolah lebih dinamis berdasarkan agregator yang ada.
Dokumen ini masih ada beberapa kekurangan terutama dilihat dari proses- proses yang dimasukan. Untuk itu diperlukan penyesuaian dan revisi dalam kurun waktu tertentu, minimal 1(satu) tahun sekali agar dapat menyesuaikan dengan kebutuhan baik kebutuhan Universitas Padjadjaran maupun Intansi luar yang berkepentingan.
download :