Simposium Kebudayaan Indonesia – Malaysia (SKIM) merupakan ajang konferensi dua tahunan yang diadakan oleh Universitas Padjadjaran dan Universiti Kebudayaan Malaysia. Pada awalnya, SKIM hanya diikuti oleh universitas / kelompok dari kedua negara itu saja, akan tetapi sekarang SKIM mulai terbuka dan menerima peserta dari selain kedua negara tersebut, dengan tujuan agar SKIM dapat menjadi konferensi tingkat internasional. Konferensi yang telah diadakan untuk ketigabelas kalinya ini diadakan terakhir di Universitas Padjadjaran kampus Jatinangor pada tanggal 12-14 November 2013. Pada kali ini, ada sedikit perbedaan dari SKIM sebelumnya: penggunaan aplikasi pengelolaan konferensi (conference management application).

Aplikasi yang digunakan oleh panitia untuk mengelola konferensi tersebut adalah ConfTool. Saya dan Pak Ahmad Baehaqi (dari pihak DCISTEM sebagai pengelola IT Unpad dan mengurus keperluan IT untuk perhelatan ini) direkomendasikan untuk menggunakan aplikasi ini setelah keberhasilan penggunaan aplikasi ini dalam event sebelumnya di acara PRSCO 2013 yang diadakan oleh Fakultas Ekonomi dan Bisnis.

Aplikasi ini dapat diintegrasikan dengan laman depan web konferensi yang berisi profil dan informasi umum tentang kegiatan. Dalam situs web SKIM ini, saya mengkombinasikannya dengan WordPress sebagai content management system. Integrasi tersebut hanya berupa link di laman depan menuju aplikasi Conftool, seperti link ke laman login dan ke agenda acara.

Menurut pengalaman saya (jika dibandingkan ketika mengurus konferensi Crossing di Program Studi Sastra Inggris Unpad) dan panitia lainnya, aplikasi ini sangat membantu, mulai dari hal pengelolaan abstrak/makalah, peserta, jadwal (baik agenda acara maupun jadwal sesi paralel), proses review, dan pengiriman email ke semua partisipan. Semuanya dapat dilakukan secara otomatis. Peserta dapat mengisi sendiri data diri yang diinput ke dalam database aplikasi ini, juga mengunggah sendiri abstrak/makalah yang mereka buat. Karena abstrak yang masuk ke dalam konferensi ini lebih dari 350 abstrak, manfaat dari aplikasi ini jadi lebih terasa.

Namun, banyak masalah yang saya hadapi ketika mengelola konferensi ini dengan ConfTool. Masalah timbul mungkin karena perbedaan kultur pengelolaan konferensi dari yang semula tidak berbasis aplikasi web kemudian menggunakan aplikasi web. Aplikasi tidak dapat menolerir masalah seperti keterlambatan pengiriman abstrak atau status penerimaan abstrak/makalah. Jika ada proses di luar dari prosedur yang seharusnya dijalankan (seperti mengunggah makalah setelah deadline), maka proses tersebut dijalankan oleh adminnya langsung. Sikap panitia yang permisif dan longgar terhadap peraturan yang sebelumnya telah dibuat lumayan menyulitkan saya sebagai admin dari web ini, karena saya harus berulang kali mengunggah abstrak/makalah yang telat diunggah. Sayangnya, sikap tersebut dapat menjadi masalah lain, seperti molornya jadwal presentasi, karena kepastian siapa yang akan presentasi belum ada disebabkan oleh penerimana abstrak lewat jalur belakang terus dibuka.

Belum lagi masalah dari sisi pengguna awam. Banyak pengguna, baik partisipan, pemakalah, reviewer, dan bahkan panitia, kesulitan untuk memanfaatkan fitur-fitur yang ada di ConfTool ini. Hal ini timbul karena banyaknya variabel yang ada dalam konferensi, masalah bahasa (aplikasi ini menggunakan Bahasa Inggris), dan alergi terhadap produk teknologi informasi (setahu saya masih ada orang yang seperti itu). Akibatnya, kemampuan otomasi yang dapat dilakukan oleh ConfTool kurang termanfaatkan dan kembali proses yang tidak terselesaikan itu dijalan dari sisi administrator.

Aplikasi ini sudah cukup baik dan bisa memenuhi kebutuhan pengelolaan konferensi. Namun dalam implementasinya di konferensi ini, menurut saya masih banyak sekali kekurangan, terutama dalam hal otomasi yang dapat dimanfaatkan. Toh, kita menggunakan aplikasi teknologi informasi agar dapat manfaat dari otomasinya, kan? Terasa sekali betapa pentingnya dokumentasi aplikasi berupa panduan penggunaan, terutama untuk pengguna awam. ConfTool sendiri belum menyediakan dokumentasi dalam Bahasa Indonesia. Dan dari sisi panitia, terutama penanggungjawab IT, perlu sekali membuat panduan penggunaan dari tiap proses konferensi agar pengguna dapat secara mandiri memanfaatkan aplikasi ini.