Apa yang terlintas dipikiran kita tentang Si “Seksi”?? tentu lamunan kita pada sosok manusia yang menawan, indah diihat dan tentunya bila seorang wanita…eemmm tentunya luar biasa cantik dan indah dilihat, bila pria…eemmm mungkin yang atletis, berwibawa…dan sejumlah pujian lain yang membuat seseorang kagum.
“Seksi” disini…adalah sebuah aktivitas perkerjaan “ Seputar Sekretaris…”.
Profesi atau pekerjaan ini ..rasanya menarik dan menantang dilakoni. Sepertinya si Seksi ini banyak ragam keunikan dalam memahaminya, bukan pada penampilan fisik yang mesti seksi untuk menarik hati orang lain…tetapi lebih kepada profesional dalam menjalankan tugas-tugas utama seoarang sekretaris.
Sekretaris..menurut beberapa referensi berasal dari bahasa asing; bahasa latin berasal dari kata secretum berarti Rahasia. Bahasa Perancis Secretaire, Bahasa Belanda Secretares..atau dlm bahasa Inggris berasal dari kata Secret..Rahasia. Sehingga Sang Sekretaris idealnya lebih berkenaan pada pekerjaan yang bersifat rahasia…apakah rahasia pribadi atau lembaga yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau pegawai lain, tugas yang berhubungan dengan sense seorang pimpinan atau lembaga dimana seseorang bernaung sebagai pegawai. Perlu syarat yang baik, apakah syarat kepribadian maupun pengetahuan, karena sifatnya yang berperan menyandang citra atau performa pimpinan/lembaga yang dijaganya. Syarat lain yang perlu dimiliki pula adalah syarat keahlian, misalnya mampu berkorespondensi, berkomunikasi yang baik. Pekerjaan administratif seorang sekretaris cukup beragam ;mulai mengonsep surat, mengarsipkan, resepsionis, keprotokolan dan me- schedule kegiatan Sang Pimpinan.
Bila melihat idealnya, tentulah…banyak secara teori yang menjadi syarat profesi ini. Tetapi dengan beberapa syarat yang presentasi kelayakannya dianggap mumpuni, seseorang kadang bisa berkecimpung dengan pekerjaan ini. Naluri atau sikap membiasakan diri berinteraksi dengan sesama manusia secara baik dan beretika, ternyata menjadi salah satu sikap yang diperlukan dalam tugas sebagai Sekretaris.
Aktivitasnya cukup unik, berkembang dan selalu up date…, karena setiap masa ,paradigma sebagai sekretaris semakin ditantang lebih menyesuaikan dengan masanya, tanpa melupakan prinsip dasar sebagai sekretaris itu sendiri.
Menjaga rasa…kadang diperlukan dalam keseharian beraktivitas pada bidang ini. Berhadapan dengan hal yang diluar kebiasaan juga kadang mewarnai kegiatan pada profesi ini, seperti halnya kadang ditemui hal insidentil yang perlu kita antisipasi.
Hal lain adalah berinteraksi dengan pihak yang berkepentingan dengan lembaga . Ini juga butuh sikap, kemampuan dan komunikasi yang baik.
Si Seksi-pun..ikut berperan dalam fungsi sosial sebagai pembantu performa pimpinan/lembaga dalam pencitraan secara tampilan sempurnanya sentuhan estetika suatu acara, setting ruangan dan tentu jamuan makan yang menjadi performa pimpinan juga. Bagaimana tuntutan Up date dengan perubahan dan perkembangan keorganisasian tidak akan terlepas dari tantangan dan perkembangan yang terjadi.
Menurut salah satu referensi yang sempat dibaca(Lembaga Pelatihan ‘Sekretaris Pro), si Seksi…sangat berkait erat dengan “management in company” sehingga diharapkan dapat memposisikan diri dengan; bagaimana visi manajemen kita ( your vision of management), bagaimana cara pengambilan keputusan (decision making flow), dimana kita berada( where are you), apa fungsi kita (what is your function?), Pengharapan (expectation), apa yang harus anda lakukan(What shall you do?). Hal ini sangat perlu dipahami, karena bagaimana visi kita tentang manajerial…,kemampuan kita dalam cermat mengambil keputusan.., bagaimana kepandaian menempatkan diri secara apik…mengetahui apa fungsi sekretaris..kemudian bagaimana kita memandang sebuah pengharapan juga sangat penting…tak lupa memahami apa yang sepatutnya menjadi tupoksi(Tugas Pokok&Fungsi) sehari-hari.
Referensi tersebut juga mengatakan bahwa si Seksi -pun harus berwawasan tentang “Knowing Your Boss” sehingga kita tahu: Jenis apa Bos kita (What Kind of Boss he is?), bagaimana kita mudah dengan type yg sulit(Easy of dificult type), Bagaimana kita membangun hubungan dengan Bos ( Building relationship with your Boss), lalu apa yang bos harapkan dari kita (What our Boss Expect from you). Mengenal Pimpinan kita itu mutlak diperlukan , karena bekerja dengan seseorang mempunyai ke-Khas-an berhadapan karakteristik seseorang..tanpa mengenalnya,kita tak akan paham dalam menangkap pesan yang tersirat dari setiap interaksi pekerjaan..Lalu seberapa Khas nya sifat pimpinan yang kita hadapi, tentu bukan menjadi beban..namun justru sebagai tantangan dalam menjalankan tugas utama dalam pelayanan. Membangun hubungan itu perlu waktu dan kehati-hatian dalam menyimpulkan apa yg sebenarnya tersirat dalam setiap body language yang ditunjukkan. Setelah hubungan terbangun dengan baik..masih ada pemahaman yang diperlukan ,yaitu kita harus respect terhadap sikap yang ditunjukkan manakala setiap pekerjaan selesai dilakukan…apakah berkenan atau tidak? perlu latihan yg sabar untuk mengerti itu.
Dikatakan pula, Sekretaris juga perlu tahu ilmu “Meeting Arrangement” : berkenaan Calendar, Authority (kewenangan), bagaimana Boss kita dengan Kalendar ( Your Boss & His Calendar ), Alarm (pengingat), Venue/meeting room, Equipment (peralatan, Agenda, Materials). Calendar sang pimpinan perlu dimengerti, karena tugas sekretaris mengerti apakah kegiatan yang terjadwal berkenan dengan waktu yang tersedia baik secara fisik ataupun secara psikologis. Lalu, kenali kewenangan yang disandang dalam bersikap agar dapat meminimalisir miss communication. Sekretaris juga berfungsi sebagai Alarm..pengingat Sang pimpinan, karena ada kalanya Sang pimpinan tidak mengingat semua event atau kegiatan yang harus dilaksanakan dalam setiap harinya. Lalu..pengetahuan tentang tempat meeting yang nyaman ,fleksible sesuai event yang dilaksanakan serta kekhasan acara sangat diperlukan pula.
Selain hal diatas, dalam pekerjaan ini dituntut juga berwawasan tentang “Traveling Arrangement “; Where to go?, Transportation mode, Overseas travel, ticket,accomodation and land transportation, gurantee letter, approval, advance, menjadi wawasan yang diperlukan. Kemampuan mengatur sebuah perjalanan tugas pimpinan juga sangat diperlukan, karena menyangkut tugas yg berhubungan erat dengan kondisi fisik pimpinan..sehingga setepat mungkin pengaturannya dapat tepat waktu, tempat dan sasaran yang dimaksud. Bagaimana pengurusan tiket, akomodasi dan transportasi yang akan dipergunakan selama perjalanan pimpinan-pun perlu kehati-hatian agar tak berakibat fatal selama perjalanan tugas, bagaimana pengurusan surat jaminan, persetujuan serta uang muka dalam satu event perjalanan. hubungan baik dengan Travel Agent harus dibangun, untuk kelancaran perjalanan pimpinan, karena peran mereka sangat berkontribusi positif untuk kelancaran perjalanan yang telah di arrange. Jaringan Hubungan mereka lebih profesional dalam bidang traveling. Sekretaris menjadi penghubung dalam sebuah event traveling pimpinan.
Keseharian operasional pekerjaan tak terlepas dari kebutuhan biaya perform atau kegiatan harian pimpinan , disini wawasan dan kemampuan mengolah “Petty cash” juga perlu; bagaimana prepare petty cash, purchase orders, Liaise with F + A departement, envoicing process, payment termn, Liasing with vendor, request and advance, prepare expense report, balance sheet reading. Kemampuan manajerial keuangan dituntut trampil, karena setiap kegiatan yang direncanakan,tentu berkait erat dengan konsekuensi keuangannya. Bagaimana mulai merancangan kebutuhan biaya, mengelola uang muka, memahami permintaan serta menyiapkan laporan pengeluaran, mengoperasionalkannya kemudian sampai kepada mempertanggungjawabkan pengeluaran keuangan tersebut. Pengelolaan Petty cash dalam unit kesekretariatan perlu kejelian memahami pos-pos kebutuhan biaya.
Berhubungan dengan warkat atau dokumen kemampuan “Filling ” pun perlu mampu, bagaimana memilah jenis arsip, peralatan arsip, cara mengarsip, sistem pengendalian arsip, sitem filing, cross refence file, Miscellaneous file, metode pemindahan arsip, jadwal retensi arsip, bahkan e-filling. kemampuan filling ini sangat perlu juga..karena pekerjaan sekretaris sangat jelas bergelut juga dengan berkas-berkas/surat/dokumen yang perlu ditata setepat dan serapih mungkin. Filling secara elektronik (e-filling) tentu menjadi hal yang baik pula dilakukan, karena selain secara fisik dokumen dirapihkan, secara elektronik dokumen akan tersimpan sehingga suatu saat dapat digunakan sebagai sumber informasi.
Wawasan tentang “Time management” pun perlu ; uniqueness of secretarial work, juggle with all of the task, how to prioritize. Bagmana keuanikan pekerjaan sekretaris dengan segala konsekuensinya, bagaimana menyulap/membiasakan diiri dengan semua jenis pekerjaan sekretaris, serta skala prioritas pekerjaan (bagaimana kemampuan memprioritaskan semua perkerjaan yang ada).
Hal lain dari referensi lain tentang Sekretaris(Woworuntu, 1995:59-63).. ternyata diperlukan syarat-syarat seorang sekretaris; syarat kepribadian, seperti tuntutan harus bersikap mawas diri, ramah, sabar,simpatik, berpenampilan baik,pandai bergaul,dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia, dapat bijaksana terhadap orang lain, beringatan baik, mempunyai perhatian atas pekerjaannya. Syarat pengetahuan umum dan khusus, pengetahuan umum seperti mampu pasif /aktif berbahasa asing yang baik,pengetahuan tentang misi,fungsi,tugas-tugas, struktur organisasi serta susunan personalia. Sementara pengetahuan khusus, maksudnya sekretaris mengetahui/mengerti hal-hal mengenai dimana dia bekerja,apabila bekerja dalam bidang pendidikan..tentu wawasan tentang pengetahuan pendidikan perlu dimiliki. Lalu..syarat keahlian; diharapkan mampu menyusun laporan,korespondensi, berbahasa indonesia/asing, teknik penyimpanan arsip, teknik komunikasi bertelepon yang baik dan santun,menulis cepat dan mengetik surat. Praktis sebagai resepsionis, operator, korespondensi sangat melekat pada sekretaris.
Tugas yang disandang Sekretaris dapat dikatagorikan berupa Tugas-Tugas Rutin, yaitu berupa membuka surat, menerima dikte, menerima tamu, menerima telepon, menyimpan surat/arsip, mengatur jadwal pimpinan, menyusun jadwal pimpinan. Kemudian Tugas-Tugas Khusus, yaitu tugas yang diperintahkan lansung oleh pimpinan untuk penyelesaian secara khusus pula. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia lembaga; seperti mengonsep dan menyusun surat rahasia (confidential), menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian kado/cinderamata. Tugas lain, berupa Tugas Istimewa, yaitu tugas menyangkut keperluan pimpinan; menata posisi alat tulis/meja pimpinan serta kelengkapan yang diperlukan,bertindak sebagai penghubung untuk menruskan informasi kepada relasi lembaga/pribadi pimpinan, mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana/keperluan kegiatan lainnya, mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan/instansi, memeriksa hasil pengumpulan dana/uang muka dari instansi yang diberikan sebagai kesejateraan, megadakan pemeriksaan peralatan kantor sehingga mengetahui mana yang perlu diperbaiki/mana yang tidak perlu atau penambahan serta kreativitas tentang alat-alat/sarana kantor. Tak kalah unik…adalah Tugas Sosial Sang Sekretaris, yaitu mengurusi rumah tangga kantor, mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya. Tugas Keuangan disandang pula, apakah petty cash kesejateraan kesekretariatan, juga urusan keuangan pimpinan di Bank. Lalu membayar rekening-rekening pajak, sumbangan atas nama pimpinan, menyimpan catatan pengeluaran harian pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
Referensi dari A.B.Sutanto,1997:14-15, menguraikan tentang adanya tanggung jawab lain dari seorang sekretaris selain Tanggung jawab Utama terhadap pekerjaan rutinitasnya, yaitu ; Personal Responsibility (tanggung jawab personal/individu) dimana sekretaris bertanggung jawab terhadap performa diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas, karena dengan mengelola diri sendiri supaya dapat tampil dengan performa prima dalam pelaksanaan tugas sehari-hari diharapkan mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efesien. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan lembaga. Kemudian Internal Responsibility (Tanggung jawab Dalam) ; disini sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja instansi. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas; mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan, menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja, mendukung penciptaan budaya kerja yang positif, membantu menciptaka “kelompok informal positif” di lingkungan instansi, mengelola staf sekretariat untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi kerja instansi. Lalu..Networking responsibility (Tanggung Jawab Jaringan Hubungan Lembaga/Instansi); yaitu meluaskan wawasan dan jalinan instansi dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya perluasan networking lembaga, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara- acara formal dan informal yang diselenggarkan oleh kantor dalam kaitannya dengan uapaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra lembaga. Tanggung jawab lain..yaitu Tanggung Jawab Hukum seorang Sekretaris, dimana salah satu segi penting dari jabatan ini, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis..adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi Sekretaris diharapkan bertindak hati-hati dan penuh tanggung jawab. Sebagai langkah selanjutnya diharapkan memperhatikan hal-hal seperti; tidak boleh melakukan jual-beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi kecuali bila instansi memberi ijin, tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja ataupun masa kerja berakhir, tidak boleh berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin pimpinan, perlu mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin, keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut.(Thomas W.Bratawidjaja, 1996:87-88)
Selain Tanggung jawab …ada peranan yang dilakoni sekretaris, dimana sebagai pembantu kelancaran tugas pimpinan, mempunyai peranan ; Sebagai duta, bereran mewakili instansi sehingga penampilan dan sikap haruslah baik dan profesional, karena sekretaris berhubungan pula dengan masyarakat luar instansi..Sebagai Pintu Gerbang; dikatakan ini karena perannya sebagai penerima tamu sehingga secara penaan tempat juga perlu mencitrakan baik lembaga, sebagai Ibu Rumah tangga Lembaga; disini Sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari sebuah lembaga. berusaha menaungi lembaga dan diharapkan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya, misal membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga nyaman dan para tamu, relasi pimpinan, karyawan dan pimpinan di lembaga/ruangan tersebut betah. Sekretaris sebagai Humas; Sekretaris sebagai penghubung antara lembaga dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka langsung/melalui telepon, atau media lain. Peran sebagai Humas..harus mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat serta prilakunya. Kemudian dalam berhadapan dengan pihak luar/lain, sekretaris harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan lembaga apalagi bila lembaga membutuhkan kerja sama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain.