Sekretaris…dengan Multitasking-nya, memiliki salah satu fungsi yang dijalankan dalam aktivitasnya, yaitu fungsi sebagai Public Relations. Bagaimana berhubungan dengan pihak luar sebagai tamu atau kolega dari pimpinannya. Karena walaupun secara kelembagaan pekerjaan Public Relations telah dijalankan oleh Public Relations Officer (PRO), tetapi ada keterlibatan sekretaris didalamnya, seperti menghubungkan informasi dengan/antar pimpinan, penyiapkan performance suatu acara/pertemuan atau memberikan informasi sesuai kapasitas sebagai Sekretaris serta saling memberikan informasi dengan pihak PRO itu sendiri.
Public Relations itu sendiri kaitanya dengan lembaga adalah :”Suatu bidang yang berhubungan dengan kepetingan organisasi, baik itu organisasi yang bersifat komersil maupun non-komersil. Public Relations terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja yang menjalin kontrak dengannya”. ( Buku Ajar Diklat Sekretaris yang Efektif : 2007 :Pusdiklat SPIMNAS Bidang TMKP).
Dikatakan pula dalam buku tersebut di atas, pengertian PR menurut J.C.Seidel..PR Director,Division of Housing, State of NY , dengan arti :”PR adalah proses yang kontinyu dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh Goodwill dan pengertian dari para pelanggannya, pegawainya dan publik pada umumnya, kedalam dengan mengadakan analisis dan perbaikan-perbaikan terhadap diri sendiri, keluar dengan mengadakan pernyataan-peryataan.”
keberadaan Public Relations..adalah ‘tangan kanan’ bagi pimpinan organisasi bahkan bisa juga menjadi ‘mata’, sehingga mempunyai tujuan secara positif dan tujuan secara defentif. Bagaimana suatu organisasi/lembaga atau badan usaha mendapat & menambah Goodwill..itu adalah tujuan secara positif Public Relations. Sementara Secara defensif, P R berusaha membela diri dari pendapat masyarakat yang bernada negatif apabila diserang dan serangan itu kurang wajar karena organisasi tersebut tidak bersalah. Dengan demikian PR bertujuan untuk mendapatkan; Pengertian Masyarakat (Public Understanding), Kepercayaan Masyarakat (Public Confidence),Bantuan Masyarakat (Public Suport) & Kerjasama Masyarakat (Public Cooperation).
Banyak cara untuk menciptakan tujuan tersebut,yaitu dengan: Community Relations (menciptakan hubungan baik dengan masyarakat),Customer Relations (menciptakan hubungan baik dengan pelanggan/pengguna jasa kita), Press Relations (menciptakan hubungan baik dengan kalangan Press/media masaa/elektronik), Government Relations (menciptakan hubungan baik dengan pemerintah, sebagai contoh dengan pihak Kementerian atau lembaga lain ),Hubungan Industrial (menciptakan terjalinnya hubungan baik antara pimpinan dengan staf /customer dengan pemberi layanan),Hakikat Perburuhan (menciptakan hakikat hubungan perburuhan yang baik), Hubungan Kekeluargaan (menciptakan hubungan bekerja dalam lembaga secara kekeluargaan, guna kenyamanan dalam beraktivitas sehari-hari), Hubungan Perseorangan (membangun hubungan baik lembaga yang terbangun secara/antar personal, sehingga tercipta kesan baik secara personal) dan Hubungan Kekaryaan (menciptakan hubungan baik dengan mengapresiasi setiap karya seseorang dalam lembaga itu sendiri).
Untuk menjalankan fungsi public relations tersebut..diperlukan Networking sebagai jejaring hubungan antar lembaga atau hubungannya dengan kolega pimpinan. Jejaring yang dirintis dan dibangun perlu dengan kesabaran, beretika dan tetap mencitrakan kebaikan lembaga yang kita wakili. Jejaring tidak mudah dibentuk…butuh proses penjajagan, adaptasi dan membina terus hubungan baik..apakah secara lembaga ataupun secara personal. Dan untuk menciptakan hal itu, diperlukan wawasan tentang public relations yang akan membekali sekretaris dalam membangun jejaring tersebut.
Sekretaris dalam kesehariannya bersinggungan dengan kegiatan memberikan informasi, apakah kepada pimpinan, antar pimpinan atau antar staf yang diharapkan bermuara pada uotput hasil proses administrasi terselesaikannya suatu pekerjaan. Hasil Pekerjaan tersebut sangat memberikan citra terhadap pimpinan. Seberapa positif hasil pekerjaan tercapai , akan membawa citra positif bagi pimpinan atau lembaga itu sendiri, begitu-pun sebaliknya.
Bagaimana Sekretaris dapat memberikan informasi atau menerima informasi secara akurat dan up date…akan berpengaruh kepada pekerjaan /kegiatan pimpinan. Sehingga kebiasaan Check and Recheck bahkan konfirmasi kepada pihak-pihak yang terkait dalam suatu proses pekerjaan , menjadi suatu bagian mutlak dalam kegiatan sekretaris.
Bagi Sekretaris, dalam bagian kegiatan ini, ada hal yang perlu disikapi secara lebih hati-hati…terutama ketika Sekretaris menjadi penghubung Pimpinan dengan pihak luar, pihak kementerian atau bahkan pihak kolega khusus pimpinan yang bersangkutan. Bagaimana performance untuk meyakinkan pihak yang sedang kita konfirmasi atau berkaitan pekerjaan perlu sekretaris perhatikan. Apakah pimpinan kita sebagai pihak yang memerlukan/diperlukan dalam suatu kegiatan, harus sekretaris pahami terlebih dahulu sebelum saling bertukar informasi dengan pihak lain.
Begitu melekatnya fungsi public relations pada sekretaris, maka seyogyanya sekretaris mampu terus mengisi wawasan, mengasah kemampuan serta terus menerus meningkatkan kemampuan berkomunikasi, sehingga semakin kita membidangi kegiatan ini, kemampuan pun akan semakin meningkat. Bagaimana menciptakan komunikasi yang efektif ? Komunikasi yang efektif ini mengsyaratkan adanya pendekatan yang Faktual & Aktual namun sebelumnya perlu penguasaan dan pemahaman komunikasi secara benar secara komprehensif yang berlandaskan kejujuran komunikasi & atas dasar hati nurani.
G.Terry menyebutkan komunikasi perlu menerapkan 4 C : (1) Completeness (kelengkapan informasi yang akan dikomunukasikan),(2) Claryteness, (3) Correctness (Kebenaran dari informasi yang akan dikomunikasikan) dan (4) Consiceness. Penerapan 4C ini, dapat mewujudkan komunikasi yang baik yang tentunya akan mencitrakan Public Relations yang baik pula. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa komunikasi adalah salah satu dari hal yang urgent bagi aktivitas Sekretaris (Buku Ajar Diklat Sekretaris yang efektif, Pusdiklat SPIMNAS : 2007:21).
Dalam buku ajar di atas juga dikatakan…Aktivitas utama Public Relations dapat disimpulkan sebagai: ‘Communicator’ , kemampuan komunikator baik secara langsung maupun tidak langsung melalui media cetak/elektronik atau lisan (spoken person). Juga sebagai mediator dan persuador, apakah komunikasi Vertikal, Horizontal dan Eksternal. lalu sebagai’Back Up Management’ yaitu melaksanakan dukungan/menunjang kegiatan lain untuk mencapai tujuan bersama dalam suatu kerangka tujuan pokok organisasi. Serta sebagai ‘Image Maker’yaitu menciptakan suatu citra atau publikasi yang positif yang merupakan prestasi, reputasi dan sekaligus menjadi tujuan utama bagi aktivitas public relations didalam melaksanakan manajemen kehumasan suatu lembaga dan produk yang mewakilinya.
Nah…melihat teori diatas, ternyata kemampuan sekretaris dalam memfungsikan dirinya sebagai communicator sedikitnya nampak, dimana sekretaris kadang menjadi communicator pihak pimpinan dengan media cetak/elektronik dalam mengarrange jadwal pimpinan. Menjadi mediator kadang secara bentuk sederhana dilaksanakan oleh sekretaris , apakah mengkomunikasi suatu proses pekerjaan pimpinan baik secara vertikal /mengkomunikasikan dengan sikap santun dan menghormati kedudukan antar pimpinan, horizontal…bagaimana mengkomunikasikan secara ethis,santun namun tetap efektif tentang apa yang ditugaskan pimpinan terhadap bawahannya, tanpa memposisikan kita sebagai sekretaris yg bersikap memerintah terhadap seseorang dgn posisi jabatan tertentu. Sebagai ‘Back Up Management’ pun tentu sedikit banyak melekat dalam tugas Sekretaris, karena pekerjaan sekretaris secara administratif dan praktis ditujukan untuk membantu pimpinan…yang tentunya akan berakibat pada kesuksesan organisasi. Lalu ‘Image Maker’, tentu hal ini yang paling melekat pada tugas sekretaris…dimana sebagai bagian jendela organisasi akan memberikan pencitraan terhadap organisasi itu sendiri. Image …disampaikan dengan bahasa lisan, gestur tubuh,etika yang santun , keluwesan bersikap, dan kesantunan berpakaian (fashionable).
Selain fungsi Public Relations….Sekretaris memiliki fungsi lain dalam tugasnya sehari-hari, yaitu fungsi Keprotokolan. Kegiatan pekerjaan sehari-hari sekretaris, ada kalanya bersinggungan dengan keprotokolan dalam organisasi/lembaga itu sendiri.
Walaupun secara keseluruhan keprotokolan suatu lembaga biasanya dikerjakan oleh bagian keprotokolan khusus , tetapi karena keprotokolan sangat berkaitan dengan kegiatan pimpinan..maka mau tidak mau atau suka tidak suka, Sekretaris diharapkan sedikit banyak memiliki wawasan keprotokolan, sehingga dapat memberikan informasi yang akurat guna menunjang kelancaran tugas pimpinan. Juga dengan memiliki wawasan keprotokolan , Sekretaris akan mampu bersikap dengan baik dalam menghadapi atau diberi tugas kegiatan/event tertentu oleh pimpinan. Bagaimana tata etika menghormati tamu pimpinan, lembaga atau kolega dengan memperhatikan aturan keprotokolan atau menempatkan tamu sebagai tamu informal, sangat perlu dipahami oleh sekretaris , sehingga diharapkan akan terhindar dari pencitraan lembaga atau pribadi yang kurang baik.
Wawasan me -Macth kan antara scedule pimpinan dengan Acara-acara/prosesi lembaga, juga perlu diperhatikan, kegiatan apa dan bagaimana yang secara keprotokolan harus dipimpin/ dihadiri oleh pimpinan kita..menjadi bagian penting dari sekretaris yg perlu dipahami dan dijalankan. Bagaimana ‘Dress Code’ tentang suatu acara/event yang perlu dipimpin atau dihadiri oleh pimpinan kita…perlu sekretaris ketahui dan memberikan infomasi yang akurat terhadap pimpinan, karena akan menyangkutan kewibawaan pimpinan dan lembaga kita sendiri. Seyogyanya sekretaris mampu mengetahui gambaran detail suatu event yang akan dilaksanakan/dipimpinan/dihadiri pimpinan lembaga. Mengenai tata duduk atau preseance secara tata keprotokolan- pun perlu diketahui, agar sederhananya dapat mengetahui dan menghormati pimpinan/tamu pimpinan kita.
Keprotokolan selalu berinteraksi dan berkomunikasi dengan segala kalangan masyarakat, baik internal maupun ekternal. Internal..adalah pihak dalam organisasi/lembaga yang bersangkutan, sedangkan ekternal adalah masyarakat dari dalam maupun dari luar negeri yang berinteraksi atau berkunjung ke lembaga tempat kita bekerja, apakah bertujuan studi banding, kunjungan kenegaraan, kunjungan persahabatan, simposium, kegiatan perjanjian kerjasama,dll.
Sedikit menelusuri arti kata Protokol itu sendiri, Buku Ajar Pelatihan Sekretaris Yg Efektif SPIMNAS menyebutkan, bahwa Protokol menurut sejarahnya berasal dari bahasa yunani ‘Protos‘ yang artinya pertama dan ‘colla’ berarti melekat, jadi menurut kata-kata tersebut Protokol dapat diartikan ‘lembaran pertama yang melekat pada dokumen pertama’. Sedangkan salah satu yang mengatur tata keprotokolan di negara kita adalah UU No.8/1987 tgl.20 September 1987 dan PP No.62/1990 tanggal 26 Desember 1990, dan Pasal 1 ayat (7) PP Nomor 24 Tahun 2004 bahwa ” Protokol adalah serangkaian aturan dalam kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan tempat, tata upacara, dan tata penghormatan bagi seseorang karena jabatan/kedudukan dalam negara, pemerintahan dan masyarakat.”
Cakupan Keprotokolan sangat luas, mengingat peran dan fungsinya yang berpengaruh terhadap tercapainya suatu maksud atau tujuan acara. Semakin sukses acara, semakin menunjukkan citra lembaga yang baik.
Untuk sekretaris sendiri keprotokolan secara luas, mungkin tidak detail dilaksanakan… tetapi adakalanya peran sebagai Event Organizer pun perlu mampu diperankan dalam membantu tugas pimpinan sehari-hari. Gambaran tugas seorang Presenter dan Master of Ceremony perlu sedikit banyak sekretaris ketahui , karena pekerjaan kita berkaitan erat dengan kelancaran suatu acara yang bertanggung jawab pada pimpinan dimana Sekretaris itu berada. Maka diharapkan dengan wawasan yg dimiliki .. secara sederhana dapat memberikan informasi yang akurat terhadap pimpinan, dan hal itu sangat berarti positif untuk pimpinan dan citra lembaga.