Kumamoto (3/11/2016). Di era digital ini segala hal bisa membuat lebih mudah, termasuk dalam pengorganisasian atau pengelolaan file skripsi, tesis, atau disertasi untuk memperlancar proses penulisan dan bimbingan dengan para dosennya.

Tips di halaman ini diperuntukkan untuk mendokumentasikan apa yang telah saya lakukan saat ini dan untuk mahasiswa bimbingan saya kelak, juga bisa dipergunakan untuk mahasiswa lainnya.

1. Backup online dan integrasikan dengan PC

Mengapa sistem backup online  menjadi yang pertama? karena ini merupakan awal dimana file penting harus disimpan, walau sebenarnya bisa di atur belakangan, namun tidak ada salahnya mulai rapi sejak awal.

Selain itu, sudah bukan zamannya lagi akibat kerusakan atau kehilangan laptop/PC membuat skripsi tertunda. Saatnya pergunakan sistem “cloud”.

Banyak yang memberikan layanan gratisan untuk penyimpanan file secara online, tapi harus diperhatikan pada waktu tertentu ketika kapasitas penyimpanan melebihi quota gratisnya akan diminta untuk berbayar.

Sebagai mahasiswa, tentunya fasilitas gratis pilihan utama. Disini saya lebih memilih produk google, mengapa? karena memberikan gratis penyimpanan 15 GB untuk satu e-mail google, lebih dari cukup untuk sebuah skripsi, desertasi, atau tesis. Jika kurang tinggal buat gmail lainnya.

Selain itu, layaknya fitur penyedia lainnya telah tersedia sistem integrasi dengan desktop atau PC, baik dengan sistem Mac, Windows, atau mobile IOS dan Android. Tentunya sistem privasi dan keamanan akan lebih terjaga dengan perusahaan raksasa google.

Langkah pertama tentunya buat e-mail google (gmail) kemudian install atau download versi desktop melalui link berikut ini

https://tools.google.com/dlpage/drive/index.html?hl=id

Maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini

Setelah berhasil diinstall, maka otomatis akan muncul folder google drive di Windows Explorer atau Finder (Mac) seperti di bawah ini

Selanjutnya ikuti petunjuk berikutnya.

2. Simpan dan susun rapi dalam folder khusus

Tanpa disadari, file dokumen, baik itu dalam bentuk word, excel, powerpoint, pdf, gambar dan lainnya penting untuk disimpan dengan rapi.

Sebagai contoh, buatlah folder khusus untuk artikel/jurnal di folder google drive, folder ini akan otomatis tersinkronisasi secara online jika menemukan jaringan internet. Kemudian buat folder skripsi untuk menyimpan file skripsinya. Pisahkan pula file gambar di folder yang berbeda.

Kelebihannya, ketika menggunakan PC berbeda, kita bisa langsung mengambil atau mengedit file yang telah disimpan di google drive, syaratnya log in ke situs google drive nya di https://www.google.com/intl/id/drive/

Ibaratnya seperti di perpustakaan, menyimpan buku di raknya dengan rapi membuat mudah mencari dimana file yang akan dicari.

3. Sistem penamaan file yang baik

Setelah membuat folder atau tempat menyimpan file, saatnya untuk membuat nama file yang benar. Berikut beberap tips untuk penamaan file yang  baik

• Buat sistem penamaan yang jelas dan terstruktur, dengan kata lain konsisten sistem penamaan seperti apa yang akan dibuat, misal, Bab_1_Ver_1
• Jangan menghapus/replace file sebelumnya, terkadang seketika dosen meminta revisi maka harus dihapus bagian tertentu atau dilakukan penambahan, maka kita harus merevisinya dan tekan “save as” menjadi versi berikutnya, contoh, Bab_1_Ver_2, suatu saat pasti kalian akan memerlukan file awal sebelum direvisi.
• Untuk dosen juga demikian, nantinya jika direvisi, maka akan mengembalikan ke mahasiswanya dengan nama file versi berbeda, misal, Bab_1_Ver_3
• Bisa juga menggunakan sistem penanggalan di nama filenya,  misal Bab_1_03112016, menurut saya sistem Versi lebih baik karena tanggal otomatis ada di bagian file propertiesnya, dengan sistem pencarian “date modified”.

4. Proteksi keamanan file

Google drive dan juga aplikasi lainnya menyediakan sistem “share link”, pergunakanlah sistem ini sebaik mungkin, hati-hati dalam mengelola proteksi untuk publik termasuk kelebihan google, bisa diatur untuk mengedit secara online melalui google document.