Sekretaris…dengan Multitasking-nya, memiliki salah satu fungsi yang dijalankan dalam aktivitasnya, yaitu fungsi sebagai Public Relations. Bagaimana berhubungan dengan pihak luar sebagai tamu atau kolega dari pimpinannya. Karena walaupun secara kelembagaan pekerjaan Public Relations telah dijalankan oleh Public Relations Officer (PRO), tetapi ada keterlibatan sekretaris didalamnya, seperti menghubungkan informasi dengan/antar pimpinan, penyiapkan performance suatu acara/pertemuan atau memberikan informasi sesuai kapasitas sebagai Sekretaris serta saling memberikan informasi dengan pihak PRO itu sendiri.

Public Relations itu sendiri kaitanya dengan lembaga adalah :”Suatu bidang yang berhubungan dengan kepetingan organisasi, baik itu organisasi yang bersifat komersil maupun non-komersil. Public Relations terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja yang menjalin kontrak dengannya”. ( Buku Ajar Diklat Sekretaris yang Efektif : 2007 :Pusdiklat SPIMNAS Bidang TMKP).

Dikatakan pula dalam buku tersebut di atas, pengertian PR menurut J.C.Seidel..PR Director,Division of Housing, State of  NY , dengan arti :”PR adalah proses yang kontinyu dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh Goodwill dan pengertian dari para pelanggannya, pegawainya dan publik pada umumnya, kedalam dengan mengadakan analisis dan perbaikan-perbaikan terhadap diri sendiri, keluar dengan mengadakan pernyataan-peryataan.”

keberadaan Public Relations..adalah ‘tangan kanan’  bagi pimpinan organisasi bahkan bisa juga menjadi ‘mata’, sehingga mempunyai tujuan secara positif dan tujuan secara defentif. Bagaimana suatu organisasi/lembaga atau badan usaha mendapat & menambah Goodwill..itu adalah tujuan secara positif  Public Relations. Sementara Secara defensif,  P R berusaha membela diri dari pendapat masyarakat yang bernada negatif apabila diserang dan serangan itu kurang wajar karena organisasi tersebut tidak bersalah. Dengan demikian PR bertujuan untuk mendapatkan; Pengertian Masyarakat (Public Understanding), Kepercayaan Masyarakat (Public Confidence),Bantuan Masyarakat (Public Suport) & Kerjasama Masyarakat (Public Cooperation).

Banyak cara untuk menciptakan tujuan tersebut,yaitu dengan: Community Relations (menciptakan hubungan baik dengan masyarakat),Customer Relations (menciptakan hubungan baik dengan pelanggan/pengguna jasa kita), Press Relations (menciptakan hubungan baik dengan kalangan Press/media masaa/elektronik), Government Relations (menciptakan hubungan baik dengan pemerintah, sebagai contoh dengan pihak Kementerian atau lembaga lain ),Hubungan Industrial (menciptakan terjalinnya hubungan baik antara pimpinan dengan staf /customer dengan pemberi layanan),Hakikat Perburuhan (menciptakan hakikat hubungan perburuhan yang baik), Hubungan Kekeluargaan (menciptakan hubungan bekerja dalam lembaga secara kekeluargaan, guna kenyamanan dalam beraktivitas sehari-hari), Hubungan Perseorangan (membangun hubungan baik lembaga yang terbangun secara/antar personal, sehingga tercipta kesan baik secara personal) dan Hubungan Kekaryaan (menciptakan hubungan baik dengan mengapresiasi setiap karya seseorang dalam lembaga itu sendiri).

Untuk menjalankan fungsi public relations tersebut..diperlukan Networking sebagai jejaring hubungan antar lembaga atau hubungannya dengan kolega pimpinan. Jejaring yang dirintis dan dibangun perlu dengan kesabaran, beretika dan tetap mencitrakan kebaikan lembaga yang kita wakili. Jejaring tidak mudah dibentuk…butuh proses penjajagan, adaptasi dan membina terus hubungan baik..apakah secara lembaga ataupun secara personal. Dan untuk menciptakan hal itu, diperlukan wawasan tentang public relations yang akan membekali sekretaris dalam membangun jejaring tersebut.

Sekretaris dalam kesehariannya bersinggungan dengan kegiatan memberikan informasi, apakah kepada pimpinan, antar pimpinan atau antar staf yang diharapkan bermuara pada uotput hasil proses administrasi terselesaikannya suatu pekerjaan. Hasil Pekerjaan tersebut sangat memberikan citra terhadap pimpinan. Seberapa positif hasil pekerjaan tercapai , akan membawa citra positif bagi pimpinan atau lembaga itu sendiri, begitu-pun sebaliknya.

Bagaimana Sekretaris dapat memberikan informasi atau menerima informasi secara akurat dan up date…akan berpengaruh kepada pekerjaan /kegiatan pimpinan. Sehingga kebiasaan Check and Recheck bahkan konfirmasi kepada pihak-pihak yang terkait dalam suatu proses pekerjaan , menjadi suatu bagian mutlak dalam kegiatan sekretaris.

Bagi Sekretaris, dalam bagian kegiatan ini, ada hal yang perlu disikapi secara lebih hati-hati…terutama ketika Sekretaris menjadi penghubung Pimpinan dengan pihak luar, pihak kementerian atau bahkan pihak kolega khusus pimpinan yang bersangkutan. Bagaimana performance untuk meyakinkan pihak yang sedang kita konfirmasi atau berkaitan pekerjaan perlu sekretaris perhatikan. Apakah pimpinan kita sebagai pihak yang memerlukan/diperlukan dalam suatu kegiatan, harus sekretaris pahami terlebih dahulu sebelum saling bertukar informasi dengan pihak lain.

Begitu melekatnya fungsi public relations pada sekretaris, maka seyogyanya sekretaris mampu terus mengisi wawasan, mengasah kemampuan serta terus menerus meningkatkan kemampuan berkomunikasi, sehingga semakin kita membidangi kegiatan ini, kemampuan pun akan semakin meningkat. Bagaimana menciptakan komunikasi yang efektif ?  Komunikasi yang efektif ini mengsyaratkan adanya pendekatan yang Faktual & Aktual namun sebelumnya perlu penguasaan dan pemahaman komunikasi secara benar secara komprehensif  yang berlandaskan kejujuran komunikasi & atas dasar hati nurani.

G.Terry menyebutkan komunikasi perlu menerapkan  4 C :   (1) Completeness (kelengkapan informasi yang akan dikomunukasikan),(2) Claryteness, (3) Correctness (Kebenaran dari informasi yang akan dikomunikasikan) dan        (4) Consiceness.  Penerapan 4C ini, dapat mewujudkan komunikasi yang baik yang tentunya akan mencitrakan Public Relations yang baik pula. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa  komunikasi adalah salah satu dari hal yang urgent  bagi aktivitas Sekretaris (Buku Ajar Diklat Sekretaris yang efektif,  Pusdiklat  SPIMNAS : 2007:21).

Dalam buku ajar di atas juga dikatakan…Aktivitas utama Public Relations dapat disimpulkan sebagai: ‘Communicator’ , kemampuan komunikator baik secara langsung maupun tidak langsung melalui media cetak/elektronik atau lisan (spoken person). Juga sebagai mediator dan persuador, apakah komunikasi Vertikal, Horizontal dan Eksternal. lalu sebagai’Back Up Management’ yaitu melaksanakan dukungan/menunjang kegiatan lain untuk mencapai tujuan bersama dalam suatu kerangka tujuan pokok organisasi. Serta sebagai ‘Image Maker’yaitu menciptakan suatu citra atau publikasi yang positif yang merupakan prestasi, reputasi dan sekaligus menjadi tujuan utama bagi aktivitas public relations didalam melaksanakan manajemen kehumasan suatu lembaga dan produk yang mewakilinya.

Nah…melihat teori diatas, ternyata kemampuan sekretaris dalam memfungsikan dirinya sebagai communicator sedikitnya nampak, dimana sekretaris kadang menjadi communicator pihak pimpinan dengan media cetak/elektronik dalam mengarrange jadwal pimpinan. Menjadi mediator kadang secara bentuk sederhana dilaksanakan oleh sekretaris , apakah mengkomunikasi suatu proses pekerjaan pimpinan baik secara vertikal /mengkomunikasikan dengan sikap santun dan menghormati kedudukan antar pimpinan, horizontal…bagaimana mengkomunikasikan secara ethis,santun namun tetap efektif  tentang apa yang ditugaskan pimpinan terhadap bawahannya, tanpa memposisikan kita sebagai sekretaris yg bersikap memerintah terhadap seseorang dgn posisi jabatan tertentu. Sebagai ‘Back Up Management’ pun tentu sedikit banyak melekat dalam tugas Sekretaris, karena pekerjaan sekretaris secara administratif dan praktis ditujukan untuk membantu pimpinan…yang tentunya akan berakibat pada kesuksesan organisasi. Lalu ‘Image Maker’, tentu hal ini yang paling melekat pada tugas sekretaris…dimana sebagai  bagian jendela organisasi akan memberikan pencitraan terhadap organisasi itu sendiri. Image …disampaikan dengan bahasa lisan, gestur tubuh,etika yang santun , keluwesan bersikap,  dan kesantunan berpakaian (fashionable).

Selain fungsi Public Relations….Sekretaris memiliki fungsi lain dalam tugasnya sehari-hari, yaitu fungsi Keprotokolan. Kegiatan pekerjaan sehari-hari  sekretaris, ada kalanya  bersinggungan dengan keprotokolan dalam organisasi/lembaga itu sendiri.

Walaupun secara keseluruhan keprotokolan suatu lembaga biasanya dikerjakan oleh bagian keprotokolan khusus , tetapi karena keprotokolan sangat berkaitan dengan kegiatan pimpinan..maka mau tidak mau atau suka tidak suka, Sekretaris diharapkan sedikit banyak memiliki wawasan keprotokolan, sehingga dapat memberikan informasi yang akurat guna menunjang kelancaran tugas pimpinan. Juga dengan memiliki wawasan keprotokolan , Sekretaris akan mampu bersikap dengan baik dalam menghadapi atau diberi tugas kegiatan/event tertentu oleh pimpinan. Bagaimana tata etika menghormati tamu pimpinan, lembaga atau kolega dengan memperhatikan aturan keprotokolan atau menempatkan tamu sebagai tamu informal, sangat perlu dipahami oleh sekretaris , sehingga diharapkan akan terhindar dari pencitraan lembaga atau pribadi yang kurang baik.

Wawasan me -Macth kan antara scedule pimpinan dengan Acara-acara/prosesi lembaga, juga perlu diperhatikan, kegiatan apa dan bagaimana yang secara keprotokolan harus dipimpin/ dihadiri oleh pimpinan kita..menjadi bagian penting dari sekretaris yg perlu dipahami dan dijalankan.  Bagaimana ‘Dress Code’ tentang suatu acara/event yang perlu dipimpin atau dihadiri oleh pimpinan kita…perlu sekretaris ketahui dan memberikan infomasi yang akurat terhadap pimpinan, karena akan menyangkutan kewibawaan pimpinan dan lembaga kita sendiri.  Seyogyanya sekretaris mampu mengetahui gambaran detail suatu event yang akan dilaksanakan/dipimpinan/dihadiri pimpinan lembaga. Mengenai tata duduk atau preseance secara tata keprotokolan- pun perlu diketahui, agar sederhananya dapat mengetahui dan menghormati pimpinan/tamu pimpinan kita.

Keprotokolan selalu berinteraksi dan berkomunikasi dengan segala kalangan masyarakat, baik internal maupun ekternal. Internal..adalah pihak dalam organisasi/lembaga yang bersangkutan, sedangkan ekternal adalah masyarakat dari dalam maupun dari luar negeri yang berinteraksi atau berkunjung ke lembaga tempat kita bekerja, apakah bertujuan studi banding, kunjungan kenegaraan, kunjungan persahabatan, simposium, kegiatan perjanjian kerjasama,dll.

Sedikit menelusuri arti kata  Protokol itu sendiri, Buku Ajar  Pelatihan Sekretaris Yg Efektif SPIMNAS menyebutkan, bahwa Protokol  menurut sejarahnya berasal dari bahasa yunani ‘Protos‘ yang artinya pertama dan ‘colla’ berarti melekat, jadi menurut kata-kata tersebut Protokol dapat diartikan ‘lembaran  pertama yang melekat pada dokumen pertama’. Sedangkan salah satu yang mengatur tata keprotokolan di negara kita adalah UU No.8/1987 tgl.20 September 1987 dan PP No.62/1990 tanggal 26 Desember 1990, dan Pasal 1 ayat (7) PP Nomor 24 Tahun 2004 bahwa ” Protokol adalah serangkaian aturan dalam kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan tempat, tata upacara, dan tata penghormatan bagi seseorang karena jabatan/kedudukan dalam negara, pemerintahan dan masyarakat.”

Cakupan Keprotokolan sangat luas, mengingat peran dan fungsinya yang berpengaruh terhadap tercapainya suatu maksud atau tujuan acara. Semakin sukses acara, semakin menunjukkan citra lembaga yang baik.

Untuk sekretaris sendiri keprotokolan secara luas, mungkin tidak detail dilaksanakan… tetapi adakalanya peran sebagai Event Organizer pun perlu mampu diperankan dalam membantu tugas pimpinan sehari-hari. Gambaran tugas seorang Presenter dan Master of  Ceremony perlu sedikit banyak sekretaris ketahui , karena pekerjaan kita berkaitan erat dengan kelancaran suatu acara yang bertanggung jawab pada pimpinan dimana Sekretaris itu berada. Maka diharapkan dengan wawasan yg dimiliki .. secara sederhana dapat memberikan informasi yang akurat terhadap pimpinan, dan hal itu sangat berarti positif untuk pimpinan dan citra lembaga.

Apa yang terlintas dipikiran kita  tentang Si “Seksi”?? tentu lamunan kita pada sosok manusia yang  menawan, indah diihat dan tentunya bila seorang wanita…eemmm tentunya luar biasa cantik dan indah dilihat, bila pria…eemmm mungkin yang atletis, berwibawa…dan sejumlah pujian lain yang membuat seseorang kagum.

“Seksi” disini…adalah sebuah aktivitas perkerjaan “ Seputar Sekretaris…”.

Profesi atau pekerjaan ini ..rasanya menarik dan menantang dilakoni. Sepertinya si Seksi ini banyak ragam keunikan dalam memahaminya, bukan pada penampilan fisik yang mesti seksi untuk menarik hati orang lain…tetapi lebih kepada profesional dalam menjalankan tugas-tugas utama seoarang sekretaris.

Sekretaris..menurut beberapa referensi berasal dari bahasa asing; bahasa latin berasal dari kata secretum berarti Rahasia. Bahasa Perancis Secretaire, Bahasa Belanda Secretares..atau dlm bahasa Inggris berasal dari kata Secret..Rahasia. Sehingga Sang Sekretaris idealnya lebih berkenaan pada pekerjaan yang bersifat rahasia…apakah rahasia pribadi atau lembaga yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau pegawai lain, tugas yang berhubungan dengan sense seorang pimpinan atau lembaga dimana seseorang bernaung sebagai pegawai. Perlu syarat yang baik, apakah syarat kepribadian maupun pengetahuan, karena sifatnya yang berperan menyandang citra atau performa pimpinan/lembaga yang dijaganya. Syarat lain yang perlu dimiliki pula adalah syarat keahlian, misalnya mampu berkorespondensi, berkomunikasi yang baik. Pekerjaan administratif seorang sekretaris cukup beragam ;mulai mengonsep surat, mengarsipkan, resepsionis, keprotokolan dan   me- schedule kegiatan Sang Pimpinan.

Bila melihat idealnya, tentulah…banyak secara teori yang menjadi syarat profesi ini. Tetapi dengan beberapa syarat yang presentasi kelayakannya dianggap mumpuni, seseorang kadang bisa berkecimpung dengan pekerjaan ini. Naluri atau sikap membiasakan diri berinteraksi dengan sesama manusia secara baik dan beretika, ternyata menjadi salah satu sikap yang diperlukan dalam tugas sebagai Sekretaris.

Aktivitasnya cukup unik, berkembang dan selalu up date…, karena setiap masa ,paradigma sebagai sekretaris semakin ditantang lebih menyesuaikan dengan masanya, tanpa melupakan prinsip dasar sebagai sekretaris itu sendiri.

Menjaga rasa…kadang diperlukan dalam keseharian beraktivitas pada bidang ini. Berhadapan dengan hal yang diluar kebiasaan juga kadang mewarnai  kegiatan pada profesi ini, seperti halnya kadang ditemui hal insidentil yang perlu kita antisipasi.

Hal lain adalah berinteraksi dengan pihak yang berkepentingan dengan lembaga . Ini juga butuh sikap, kemampuan dan komunikasi yang baik.

Si Seksi-pun..ikut berperan dalam fungsi sosial sebagai pembantu performa pimpinan/lembaga dalam pencitraan secara tampilan sempurnanya sentuhan estetika suatu acara, setting ruangan dan tentu jamuan makan yang menjadi performa pimpinan juga. Bagaimana tuntutan Up date dengan perubahan dan perkembangan keorganisasian tidak akan terlepas dari tantangan dan perkembangan yang terjadi.

Menurut salah satu referensi yang sempat dibaca(Lembaga Pelatihan ‘Sekretaris Pro), si Seksi…sangat berkait erat dengan “management in company” sehingga diharapkan dapat memposisikan diri dengan; bagaimana visi manajemen kita ( your vision of management), bagaimana cara pengambilan keputusan (decision making flow), dimana kita berada( where are you), apa fungsi kita (what is your function?), Pengharapan (expectation), apa yang harus anda lakukan(What shall you do?). Hal ini sangat perlu dipahami, karena bagaimana visi kita tentang manajerial…,kemampuan kita dalam cermat mengambil keputusan.., bagaimana kepandaian menempatkan diri secara apik…mengetahui apa fungsi sekretaris..kemudian bagaimana kita memandang sebuah pengharapan juga sangat penting…tak lupa memahami apa yang sepatutnya menjadi tupoksi(Tugas Pokok&Fungsi) sehari-hari.

Referensi tersebut juga mengatakan bahwa si Seksi -pun harus berwawasan tentang “Knowing Your Boss” sehingga kita tahu: Jenis apa Bos kita (What Kind of  Boss he is?), bagaimana kita mudah dengan type yg sulit(Easy of dificult type), Bagaimana kita membangun hubungan dengan Bos ( Building relationship with your Boss), lalu apa yang bos harapkan dari kita (What our Boss Expect from you). Mengenal Pimpinan kita itu mutlak diperlukan , karena bekerja dengan seseorang mempunyai ke-Khas-an berhadapan karakteristik seseorang..tanpa mengenalnya,kita tak akan paham dalam menangkap pesan yang tersirat dari setiap interaksi pekerjaan..Lalu seberapa Khas nya sifat pimpinan yang kita hadapi, tentu bukan menjadi beban..namun justru sebagai tantangan dalam menjalankan tugas utama dalam pelayanan.  Membangun hubungan itu perlu waktu dan kehati-hatian dalam menyimpulkan apa yg sebenarnya tersirat dalam setiap body language yang ditunjukkan. Setelah hubungan terbangun dengan baik..masih ada pemahaman yang diperlukan ,yaitu kita harus respect terhadap sikap yang ditunjukkan manakala setiap pekerjaan selesai  dilakukan…apakah berkenan atau tidak? perlu latihan yg sabar untuk mengerti itu.

Dikatakan pula, Sekretaris juga perlu tahu ilmu “Meeting Arrangement” : berkenaan Calendar, Authority (kewenangan), bagaimana Boss kita dengan Kalendar ( Your Boss & His Calendar ), Alarm (pengingat), Venue/meeting room, Equipment (peralatan, Agenda, Materials). Calendar sang pimpinan perlu dimengerti, karena tugas sekretaris mengerti apakah kegiatan yang terjadwal berkenan dengan waktu yang tersedia baik secara fisik ataupun secara psikologis. Lalu, kenali kewenangan yang disandang dalam bersikap agar dapat meminimalisir miss communication. Sekretaris juga berfungsi sebagai Alarm..pengingat Sang pimpinan, karena ada kalanya Sang pimpinan tidak mengingat semua event atau kegiatan yang harus dilaksanakan dalam setiap harinya. Lalu..pengetahuan tentang tempat meeting yang nyaman ,fleksible sesuai event yang dilaksanakan serta kekhasan acara sangat diperlukan pula.

Selain hal diatas, dalam pekerjaan ini dituntut juga berwawasan tentang “Traveling Arrangement “; Where to go?, Transportation mode, Overseas travel, ticket,accomodation and land transportation, gurantee letter, approval, advance, menjadi wawasan yang diperlukan. Kemampuan mengatur sebuah perjalanan tugas pimpinan juga sangat diperlukan, karena menyangkut tugas  yg berhubungan erat dengan kondisi fisik pimpinan..sehingga setepat mungkin pengaturannya dapat tepat waktu, tempat dan sasaran yang dimaksud. Bagaimana pengurusan tiket, akomodasi dan transportasi yang akan dipergunakan selama perjalanan pimpinan-pun perlu kehati-hatian agar tak berakibat fatal selama perjalanan tugas, bagaimana pengurusan surat jaminan, persetujuan serta uang muka dalam satu event perjalanan. hubungan baik dengan Travel Agent harus dibangun, untuk kelancaran perjalanan pimpinan, karena peran mereka sangat berkontribusi positif untuk kelancaran perjalanan yang telah di arrange. Jaringan Hubungan mereka lebih profesional dalam bidang traveling. Sekretaris menjadi penghubung dalam sebuah event traveling pimpinan.

Keseharian operasional pekerjaan tak terlepas dari kebutuhan biaya perform atau kegiatan harian pimpinan , disini wawasan dan kemampuan mengolah “Petty cash” juga perlu; bagaimana prepare petty cash, purchase orders, Liaise with F + A departement, envoicing process, payment termn, Liasing with vendor, request and advance, prepare expense report, balance sheet reading. Kemampuan manajerial keuangan dituntut trampil, karena setiap kegiatan yang direncanakan,tentu berkait erat dengan konsekuensi keuangannya. Bagaimana mulai merancangan kebutuhan biaya, mengelola uang muka, memahami permintaan serta menyiapkan laporan pengeluaran, mengoperasionalkannya kemudian sampai kepada mempertanggungjawabkan pengeluaran keuangan tersebut. Pengelolaan Petty cash dalam unit kesekretariatan perlu kejelian memahami pos-pos kebutuhan biaya.

Berhubungan dengan warkat atau dokumen kemampuan “Filling ” pun perlu mampu, bagaimana memilah jenis arsip, peralatan arsip, cara mengarsip, sistem pengendalian arsip, sitem filing, cross refence file, Miscellaneous file, metode pemindahan arsip, jadwal retensi arsip, bahkan e-filling. kemampuan filling ini sangat perlu juga..karena pekerjaan sekretaris sangat jelas bergelut juga dengan berkas-berkas/surat/dokumen yang perlu ditata setepat dan serapih mungkin. Filling secara elektronik (e-filling) tentu menjadi hal yang baik pula dilakukan, karena selain secara fisik dokumen dirapihkan, secara elektronik dokumen akan tersimpan sehingga suatu saat dapat digunakan sebagai sumber informasi.

Wawasan tentang “Time management” pun perlu ; uniqueness of secretarial work, juggle with all of the task, how to prioritize. Bagmana keuanikan pekerjaan sekretaris dengan segala konsekuensinya, bagaimana menyulap/membiasakan diiri dengan semua jenis pekerjaan sekretaris, serta skala prioritas pekerjaan (bagaimana kemampuan memprioritaskan semua perkerjaan yang ada).

Hal lain dari referensi lain tentang Sekretaris(Woworuntu, 1995:59-63).. ternyata diperlukan syarat-syarat seorang sekretaris; syarat kepribadian, seperti tuntutan harus bersikap mawas diri, ramah, sabar,simpatik, berpenampilan baik,pandai bergaul,dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia, dapat bijaksana terhadap orang lain, beringatan baik, mempunyai perhatian atas pekerjaannya. Syarat pengetahuan umum dan khusus, pengetahuan umum seperti mampu pasif /aktif berbahasa asing yang baik,pengetahuan tentang misi,fungsi,tugas-tugas, struktur organisasi serta susunan personalia. Sementara pengetahuan khusus, maksudnya sekretaris mengetahui/mengerti hal-hal mengenai dimana dia bekerja,apabila bekerja dalam bidang pendidikan..tentu wawasan tentang pengetahuan pendidikan perlu dimiliki. Lalu..syarat keahlian; diharapkan mampu menyusun laporan,korespondensi, berbahasa indonesia/asing, teknik penyimpanan arsip, teknik komunikasi bertelepon yang baik dan santun,menulis cepat dan mengetik surat. Praktis sebagai resepsionis, operator, korespondensi sangat melekat pada sekretaris.

Tugas yang disandang Sekretaris dapat dikatagorikan berupa Tugas-Tugas Rutin, yaitu berupa membuka surat, menerima dikte, menerima tamu, menerima telepon, menyimpan surat/arsip, mengatur jadwal pimpinan, menyusun jadwal pimpinan. Kemudian Tugas-Tugas Khusus, yaitu tugas yang diperintahkan lansung oleh pimpinan untuk penyelesaian secara khusus pula. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia lembaga; seperti mengonsep dan menyusun surat rahasia (confidential), menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian kado/cinderamata. Tugas lain, berupa Tugas Istimewa, yaitu tugas menyangkut keperluan pimpinan; menata posisi alat tulis/meja pimpinan serta kelengkapan yang diperlukan,bertindak sebagai penghubung untuk menruskan informasi kepada relasi lembaga/pribadi pimpinan, mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana/keperluan kegiatan lainnya, mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan/instansi, memeriksa hasil pengumpulan dana/uang muka dari instansi yang diberikan sebagai kesejateraan, megadakan pemeriksaan peralatan kantor  sehingga mengetahui mana yang perlu diperbaiki/mana yang tidak perlu atau penambahan serta kreativitas tentang alat-alat/sarana kantor. Tak kalah unik…adalah Tugas Sosial Sang Sekretaris, yaitu mengurusi rumah tangga kantor, mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya. Tugas Keuangan disandang pula, apakah petty cash kesejateraan kesekretariatan, juga urusan keuangan pimpinan di Bank. Lalu membayar rekening-rekening pajak, sumbangan atas nama pimpinan, menyimpan catatan pengeluaran harian pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

Referensi dari A.B.Sutanto,1997:14-15, menguraikan tentang adanya tanggung jawab lain dari seorang sekretaris selain Tanggung jawab Utama terhadap pekerjaan rutinitasnya, yaitu ; Personal Responsibility (tanggung jawab personal/individu) dimana sekretaris bertanggung jawab terhadap performa diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas, karena dengan mengelola diri sendiri supaya dapat tampil dengan performa prima dalam pelaksanaan tugas sehari-hari diharapkan mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efesien. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan lembaga. Kemudian Internal Responsibility (Tanggung jawab Dalam) ; disini sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja instansi. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas; mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan, menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja, mendukung penciptaan budaya kerja yang positif, membantu menciptaka “kelompok informal positif” di lingkungan instansi, mengelola staf sekretariat untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi kerja instansi. Lalu..Networking responsibility (Tanggung Jawab Jaringan Hubungan Lembaga/Instansi); yaitu meluaskan wawasan dan jalinan instansi dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya perluasan networking lembaga, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara- acara formal dan informal yang diselenggarkan oleh kantor dalam kaitannya dengan uapaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra lembaga. Tanggung jawab lain..yaitu Tanggung Jawab Hukum seorang Sekretaris, dimana salah satu segi penting dari jabatan ini, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis..adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi Sekretaris diharapkan bertindak hati-hati dan penuh tanggung jawab. Sebagai langkah selanjutnya diharapkan memperhatikan hal-hal seperti; tidak boleh melakukan jual-beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi kecuali bila instansi memberi ijin, tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja ataupun masa kerja berakhir, tidak boleh berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin pimpinan, perlu mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin, keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut.(Thomas W.Bratawidjaja, 1996:87-88)

Selain Tanggung jawab …ada peranan yang dilakoni sekretaris, dimana sebagai pembantu kelancaran tugas pimpinan, mempunyai peranan ; Sebagai duta, bereran mewakili instansi sehingga penampilan dan sikap haruslah baik dan profesional, karena sekretaris berhubungan pula dengan masyarakat luar instansi..Sebagai Pintu Gerbang; dikatakan ini karena perannya sebagai penerima tamu sehingga secara penaan tempat juga perlu mencitrakan baik lembaga, sebagai Ibu Rumah tangga Lembaga; disini Sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari sebuah lembaga. berusaha menaungi lembaga dan diharapkan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya, misal membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga nyaman dan para tamu, relasi pimpinan, karyawan dan pimpinan di lembaga/ruangan tersebut betah.  Sekretaris sebagai Humas; Sekretaris sebagai penghubung antara lembaga dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka langsung/melalui telepon, atau media lain. Peran sebagai Humas..harus mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat serta prilakunya. Kemudian dalam berhadapan dengan pihak luar/lain, sekretaris harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan lembaga apalagi bila lembaga membutuhkan kerja sama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain.