“Type Pemimpin : Dampak, Peluang dan Tantangan bagi Pegawai”

October 21st, 2011

Dalam sebuah lembaga, organisasi atau bahkan kepengurusan dalam  event tertentu..tentu tidak akan terlepas dari adanya ‘pemimpin’ dan ‘yang dipimpin’. Kedua belah pihak akan bersinergi dalam mencapai tujuan organisasi.  Dan sebagai pribadi manusia, secara personal tentu mempunyai sifat dan karakter masing-masing yang sedikit banyak akan berpengaruh dalam kegiatan berorganisasi atau berinteraksi dalam sebuah lembaga. Apakah pada suatu masa seseorang memjadi pemimpin atau yang dipimpin..sifat dan karakter pribadi masing-masing akan ikut berpengaruh dalam interaksi sosial yang bersangkutan/seseorang.

Kita mencoba mengutip terlebih dahulu definisi dan beberapa hal yang berkaitan dengan istilah  pemimpin itu sendiri. Pimpinan berasal dari kata pimpin; yang berati membawahkan, mengepalai ,mengatur, mengendalikan, mengkoordinasikan. Sementara pemimpin; atasan, bos, kepala, koordinator. (Tesaurus Bahasa Indonesia: Gramedia : 2008: 477).

Dalam kehidupan sehari -hari, pernah muncul dan cukup diingat oleh masyarakat  tentang perumpamaan ‘pemimpin’; ” Bila orang-orang(sekumpulan orang) bekerja bersama-sama tanpa ada yang memimpin, maka ibarat Gerombolan. Lalu…bila orang bekerja sendiri tanpa ada yang dipimpin , ibarat Tuyul (makhluk ghaib yang selalu beraksi sendiri)” ,istilah ‘beraksi atau bekerja sendiri’ juga dikenal dengan istilah ‘One Man Show’. Perumpamaan ini menunjukkan betapa pentingnya peran dan keberadaan ‘pemimpin’dan ‘yang dipimpin’.  Kesuksesan managerial dalam sebuah organisasi/lembaga tidak akan terlepas dari peran kedua belah pihak ini. Pemimpin dikatakan berhasil , bila indikasi orang yang dipimpinnya juga baik. Lalu suksesnya para SDM (yang dipimpin) bila indikasinya menunjukkan kualitas kinerja/pelayanan yang baik bagi lembaga tempat mereka bekerja, dibawah kepemimpinan pemimpinnya. 

 Buku “Pemimpin & Kepemimpinan,apakah pemimpin abnormal itu?” karya Dra. Kartini Kartono: Rajawali Pers :1983 :IX…menyebutkan bahwa Kepemimpinan itu bersifat universal, “Kepemimpinan itu adalah masalah relasi antara pemimpin dan yang dipimpin. Kepemimpinan ini bisa berfungsi atas dasar; kekuasaan pemimpin untuk mengajak dan menggerakan orang-orang lain guna melakukan sesuatu, demi pencapaian satu tujuan tertentu. Dengan begitu, pemimpin itu ada bila terdapat kelompok atau satu organisasi. Jadi keberadaan pemimpin itu selalu di tengah-tengah kelompoknya (anak buah,bawahan, rakyat)”. Istilah lain mengatakan Kepemimpinan adalah” suatu  proses yang memberi arti( penuh arti kepemimpinan) pada kerjasama dan dihasilkannya dengan kemauan untuk mempimpin dalam mencapai tujuan” (Jacobs & Jacques, 1990. 281).

Buku ini-pun membahas tentang teori munculnya pemimpin, disebutkan adanya Teori Genetis, Teori Sosial dan Teori Ekologis. Menurut Teori Genetis dinyatakan bahwa ‘pemimpin itu lahir dari seseorang yang sejak lahir memiliki bakat-bakat kepemimpian yang luar biasa’. Teori sosial, justru menyangkal teori genetis..dimana dinyatakan bahwa ‘setiap orang mempunyai potensi menjadi pemimpin melalui penyiapan dan pendidikan yang akan membentuk seseorang tumbuh menjadi pimpinan’ , Sementara Teori Ekologi menengahi 2 teori tersebut tadi yang bertentangan; dimana dalam teori ekologis ini dinyatakan bahwa  ‘Seseorang menjadi pemimpin bila ada perpaduan antara bakat-bakat kepemimpinan seseorang sejak lahir lalu dikembangkan melalui pendidikan bahkan pengalaman yang sesuai dengan tuntutan lingkungan/ekologinya’.(Kartini  Kartono:1983:29).

Selanjutnya, kita perlu tahu bahwa sebagai ‘manusia biasa’ , seseorang yang mempunyai posisi sebagai pimpinan tentu mempunyai ke-khas-an dan karakteristik yang berbeda. Dan pada perkembangannya dikenal istilah  ‘Type Pemimpin’, dan ada beberapa katagori berdasarkan pendapat sebagian orang..seperti menurut W.J. Reddin dalam buku  Wahjosumidjo , bahwa type pemimpin ada 3 : type pemimpin berorientasi tugas (Task Orientation); berorientasi hubungan kerja( Relationship Orientation) dan berorientasi hasil yang efektif (Effectiveness Orientation). Istilah ‘type kepemimpinan’ selanjutnya dikenal juga sebagai berikut : 1. Type deserter (pembelo ),dengan sifat bermoral rendah, tidak memiliki rasa keterlibatan, tanpa loyalitas dan ketaatan, sukar diramalkan.  2. Type burokrat ; bersifat korek, patuh pada peraturan dan norma-norma, manusia organisasi, tepat, cermat, keras.  3. type missionary (missionaris) dengan sifat terbuka, penolong, lembut hati, ramah tamah.  4.type developer  5. type otokrat   6. benevtolent autocrat(otokrat yang bijak)  7. type compromiser  8. type eksekutif.


Melihat tipical kepemimpinan yang tercantum dalam teori diatas, dapat kita rasakan dalam interaksi bekerja selama kurun waktu bekerja..berbagai tipical tersebut mungkin pernah menjadi pimpinan langsung bagi kita. Kepemimpinan dengan tipical tertentu akan memberi dampak , peluang serta tantangan tertentu pula bagi para pegawainya,baik secara personal maupun secara kelembagaan.

Sebagai contoh, bagaimana type kepemimpinan missionaris memberi dampak terhadap kinerja para pegawainya. Bila melihat type kepemimpinan ini yang bersifat terbuka, penolong, lembut hati dan ramah tamah, mungkin dapat tergambarkan bagaimana suasana  bekerja dibawah kepemimpinan seperti orang seperti itu, dimana setiap pegawai akan merasa nyaman dan tenang dalam bekerja ..tidak ada suasana penekanan, mungkin setiap pegawai akan menyatakan ‘Bekerja di Zona Conform’. Suasana tenang..tertata..terencana sangat terasa dan cenderung konstan dalam proses pekerjaan. Suasana seperti ini akan memberi dampak positif dan negatif bagi para stafnya.

Dampak positif terhadap kinerja pegawai , akan memberi suasana tenang bekerja bagi pegawai sehingga para pegawai pun tenang dalam menjalankan tugas-tugasnya. Sementara negatifnya, memberi warna statis pada ritme bekerja..sehingga para pegawai kadang jadi tak terbiasa dengan hal-hal baru diluar rutinitas.

Lalu, dengan tipical kepemimpinan missionaris…secara positif akan memberi peluang bagi para pegawainya untuk tumbuh tertata/terstruktur dalam lembaga itu sendiri. Secara Personal para pegawai berpeluang dapat berkembang secara bertahap dan tertata sesuai kondisi lembaga itu sendiri. Namun demikian dampak negatif-pun kadang bisa terjadi, manakala stafnya yang terlena oleh kebaikan sifat pemimpin seperti ini. Kebaikan kadang tidak membuat orang bersyukur  atau lebih jauh berpikir ingin bekerja lebih baik..karena bekerja dengan suasana yang baik.

Tantangan bekerja dengan tipical ini, bagi para pegawai akan berdampak  kesulitan menghadapi hal-hal baru yang diluar rencana rutin, karena terbiasa dengan tatanan tertentu yang kadang statis. Kondisi ini sebenarnya bisa menjadi tantangan tersendiri bagi para pegawai..apakah menjadi tantangan berfikir positif untuk memperbaiki kinerja atau mungkin akan menumbuhkan frustasi manakala perubahan yang menuntut, ada dipelupuk mata.

Kepemimpinan, dalam buku “Pemimpin dan Kepemimpinan” karya Kartini Kartono (hal : 51-56) menyesebutkan type pemimpin; 1. Type Kharismatik (type pemimpin,dimana otalitas kepribadian pemimpin itu memancarkan pengaruh & daya tarik yang teramat besar, cenderung dianggap ‘mempunyai kekuatan ghaib/supranatural power/superhuman’) 2.Type paternalistis/maternalistis (type ini mempunyai sifat kebapakan/keibuan, cenderung terlalu melindungi/over protektive, sehingga terkesan kurang memberi kesempatan pada pegawainya untuk berinisiatif) 3. Type Militeristis (type ini lebih banyak menggunakan sistem perintah, menghendaki kepatuhan mutlak dan komunikasi yang terjalin hanya 1 arah) 4. Type Otokratis (type ini sesuai dengan arti kata otokratis itu sendiri; kekuasaan, kekuatan sendiri..kekuasaannya harus dipatuhi) 5.Type Laisser Faire (type ini menggambarkan pemimpin yang ‘tidak memimpin’,dia pemimpin simbol, dan membiarkan pegawainya bekerja sendiri-sendiri) 6.Type Populistis  (type pimpinan , dengan gaya kepemimpinan yang dapat membangunkan solidaritas rakyat) 7. Type Administratif  (type ini adalah pemimpin yang mampu menyelenggarakan administrasi yang efektif , mampu menggerakkan dinamika modernisasi&pembangunan) dan 8.Type Demokratis (type ini mampu memimpin dengan cara memberikan bimbingan yang efektif kepada pegawainya dengan penekanan rasa tanggung jawab internal/pada diri sendiri,menghargai potensi individu, memberikan otoritas kepada bawahannya).

Melihat sumber teori diatas, kita dapat memperhatikan dan merasakan bagaimana type leadership atau kepemimpinan di sekitar kita. Sebagai perumpamaan; Bagaimana Pemimpin dengan type Paternalistis memberi warna dalam kepemimpinan sebuah organisasi, seorang pemimpin type ini selalu memberi perlindungan yang over terhadap pegawainya, hal ini berdampak pada orang-orang yang dipimpinnya…pegawai merasa selalu dilindungi sehingga berpeluang menjadi kurang kreatif dan berinisiatif, terbiasa hanya menjalankan tugas tanpa ada pengembangan diri. Suasana ini memberi dampak negatif  ‘Sifat Resisten terhadap perubahan’ bagi pegawainya..karena ‘Over Protektive’ yang diterima justru akan menumbuhkan ‘Kesilauan dengan Pujian’ yang kadang semu karena bekerja dibawah ‘Kesuksesan Pemimpin’ semata. Secara personal akan mengakibatkan sikap ‘Merasa Sudah Baik’  tanpa keinginan memperbaiki diri. Bila melihat kenyataan seperti ini…bila bawahannya mau menjadikan ini tantangan, seyogyanya justru akan memberikan motivasi yang baik untuk memanfaatkan over protektive tersebut menjadi geliat positif dalam mengembangkan diri untuk menjadi kreatif dan berinisiatif dan berusaha meningkatkan kemampuan diri.

Lalu, dengan type kemimpinan ‘Demokratis’, yang sangat memberikan pendelegasian kepada pegawainya,sehingga tercipta  ‘partisipasi aktif dari semua elemen pegawainya ‘ . Setiap orang didalamnya merasa dihargai potensi dirinya, mendengar apa yang menjadi masukan bawahannya. Dampak yang dirasakan pegawainya , mereka merasa nyaman bekerja dengan suasana diberi kepercayaan , memberi dampak bekerja secara ‘team work’, bekerja bersama-sama tanpa ada perasaan tertekan. Pemimpin seperti ini memberi peluang menumbuhkan rasa percaya diri, mengembangkan potensi diri dan melaksanakan pekerjaan yang diemban oleh setiap pegawainya, dengan kondisi ini peluang-peluang positif akan tumbuh dengan sendirinya. Dengan dampak dan peluang yang tercipta…tantangan yang terwujud pun akan semakin mengarah ke arah positif bagi para pegawainya. Dengan kepemimpinan type ini, setiap orang berpeluang menjadi lebih berfikir dan bersikap terus mengembangkan diri. 

Seiring perkembangan masa…type pimpinan atau leadership, semakin dituntut Up date seiring komunikasi manusia yang semakin kompleks juga. Tuntutan keteladanan dari pemimpin semakin mendesak dan menjadi hal yang patut diperhatikan.

Uraian diatas hanya sedikit dari sekian gambaran kondisi bekerja atau berorganisasi dibawah kepemimpina dengan tipical kepemimpinan yang ada secara teoritis. Kita sebagai pegawai pada dasarnya menginginkan ‘Kepemimpinan yang mampu memimpin secara positif, kreatif dan memberikan suasana yang kondusif.

“Berubah” atau “Diubah”

September 3rd, 2011

‘Berubah’ dan ‘Diubah’ adalah dua kata yang berasal dari kata dasar”Ubah” …secara kaidah bahasa , berubah berarti beralih, berganti, bersalin atau bertukar ( Tesaurus bahasa indonesia : 2008 : 490).

Berubah…lebih kepada kesadaran sendiri untuk mau melakukan perubahan dan identik tanpa tekanan pihak lain yang secara khusus berkepentingan. Sedangkan diubah..lebih cenderung pada penekanan pihak yang ingin membuat perubahan. Sementara Perubahan  itu sendiri adalah; metamorfosis, mutasi, transformasi, pembaruan atau perbaikan (Tesaurus Bahasa Indonesia : 2008 : 694)

Tidaklah mudah untuk berubah, seperti dalam buku Change (Rhenald Khasali : 2005 : xxxviii) dikatakan :”..untuk bergerak manusia harus diajak melihat dan memercayai bahwa sesuatu telah berubah..” , kadang berubah seolah kita berpindah dari Zona Nyaman “Comfort Zone” ke Zona Ketidaknyamanan “Discomfort Zone”. Dengan berpindah memerlukan kekuatan hati, naluri dan diri yang kadang melawan dengan alur hidup seseorang. Berubah akan terjadi dengan  baik bila seseorang memiliki kelenturan hati…beradaftif dengan keadaan yang ada.

Begitu sulitnya seni melenturkan hati…kadang membuat banyak orang memilih tetap/statis dan membiarkan tua dengan sendirinya tanpa perubahan.

Sebagai hal nyata dalam kehidupan muslim, bisa kita renungi dan teladani dari kehidupan Nabi Muhammad SAW…Hijrah beliau lakukan demi pembaruan ,menjalani kehidupan yang lebih baik. dari Mekah ke Madinah, beliau melalui berbagai cobaan dalam menjalani proses hijrah tersebut. Bisa kita petik hikmah dan contoh dari  proses ke arah perubahan itu. Hijrah bisa kita artikan melangkah ke arah perubahan  yang lebih baik..apakah dalam sikap kehidupan kita sehari-hari maupun dalam sikap bekerja kita guna kemajuan perkembangan lembaga ataupun karir kita.

‘Suka tidak suka’…’telah mengalami atau belum’…Perubahan adalah sebuah keniscayaan. Hal yang sangat tidak dapat kita hindarkan dalam kehidupan kita. Namun yang lebih penting adalah bagaimana kita mensikapi perubahan itu untuk dapat dihadapi dengan langkah-langkah yang positif dan penuh makna. Positif berarti kita ‘berpositif  thinking’ terhadap apa yang terjadi, sehingga proses ke arah perubahan dapat terlewati dengan baik. Penuh makna berarti perubahan itu dapat kita maknai secara penuh dan ikhlas hati. Tanpa menyalahkan pihak manapun, kita mampu beradaptasi secara baik terhadap apa yang terjadi dan apa yang perlu kita sikapi.

Kondisi ‘Berubah’ atau ‘Diubah’…seringkali dirasakan sebagai  suatu kondisi yang tidak mudah dipahami dan dijalankan, terutama bila berubah atau diubah dihadapkan pada kondisi manusia yang resisten akan perubahan. Kondisi menjadikan diri seseorang sebagai ‘Stabilizer’ , akan semakin memperjelas sulitnya diri seseorang untuk merubah diri.

Sedianya , kondisi ‘berubah’ atau ‘diubah’ secara melembaga atau personal dapat dijadikan hal yang biasa. Secara kelembagaan dapat dibuat suatu sistem yang menjadikan perubahan adalah sebuah budaya kerja yang harus dihadapi secara ‘arif dan bijaksana..secara positif  dan penuh kesadaran diri, sehingga ketika perubahan yang terjadi kadang tak sesuai dengan harapan individu-individu yang ada didalamnya..tidak menjadikan ‘frustasi’ tetapi sebuah kondisi yang harus dihadapi. begitupun secara personal , idealnya keinginan untuk selalu siap  terhadap perubahan tertanam dalam diri secara baik. Tidak serta merta menganggap kondisi ‘berubah’ atau ‘diubah’ sebagai momok yang menakutkan dalam proses kehidupam manusia.

“Indahnya Bali….”

June 10th, 2011

Keindahan Bali….kesan bagi setiap/ribuan orang yang pernah mengunjunginya tentulah akan berbeda, tergantung dari bagaimana masing-masing orang memaknai kesan yang dirasakan..

Berkunjung ke Bali…rasanya selalu ingin terulang dan berulang kembali, daya pikat begitu kuat melekat ..seolah mengajak setiap orang datang dan datang lagi. Rasa penasaran akan keindahan panorama alam begitu menggoda orang untuk berkunjung. Daya pikat ke-khas an budaya tak dipungkiri pula sebagai salah satu magnet perangsang orang untuk terayu datang menikmati sajian pertunjukkannya.

Kesan Pertama setiap orang yang pertama kali datang ke  Bali…tentu akan terbersit kata ” Wow…Fantastik, Amazing, Beautiful, So Sweet…” semua terekam dari begitu berduyun-duyunnya orang dari berbagai sisi belahan bumi di dunia ini..yang begitu terpesona dan terkesima menikmati keindahan Bali. Termasuk saya yang sejak kecil mendamba untuk bisa menginjakkan kaki wisata di Bali…dan terwujud ketika dewasa saat kini.

Begitu indahnya pesona pulau dewata ini…hingga untuk saya kadang seperti lelucon kelucuan ..ketika melihat dan memperhatikan dialog dalam adegan film barat yang mengatakan ” I want to go  to   Bali….” tanpa menyertakan kata Indonesia…  Lucu, sepertinya Bali adalah sebuah negara/kepulauan yang berada di luar Indonesia. Ini sebuah bukti bahwa begitu luar biasa daya pikatnya, sehingga orang asing menganggap Bali sebagai suatu Pulau Indah..khusus keberadaannya..terpisah dari Indonesia.

Keindahan Bali, secara kasat mata mungkin kesan pertama yang membuat terkesan adalah Keindahan Panorama Alamnya. Pantai-pantai , lautan yang terbentang luas mengelilingi kepulauan tersebut begitu membiru menawan. Gunung , Bukit serta Danau begitu menghijau dan syahdu. Suasana Indah ini hingga menginspirasi seorang Penyanyi ‘Ebiet G.A.D.’ yang begitu Romantis menyuarakan keindahan Bali melalui Lirik dan Nada lagunya. Seperti Penggalan syair lagu Nyanyian Rindu …”…. Gemuruh Ombak di pantai Kuta..,Sejuk- lembut angin di Bukit Kintamani..Gadis-gadis kecil,menjajakan cincin..Tak mampu mengusir kau yang manis…” . Syair yang menunjukkan keindahan alam Bali yang dibumbui dengan Romantika pencintaan. Ini pun menjadi nilai plus yang membuat orang semakin penasaran akan keindahan Bali.

Keindahan itu tidak dengan sendirinya lestari…tanpa adanya prilaku masyarakat yang mencintai dan begitu menjaga keindahannya sepanjang masa. Memperhatikan sikap mereka dalam berpakaian, berbudaya dan kehidupan kesehariannya..sungguh menakjubkan. Mereka setia berpakaian adat dalam keseharian sebagai  simbol inilah ‘Orang Bali’  , begitupun makanan/kuliner yang tersedia begitu membumi dengan budaya orang Bali sendiri..sehingga siapapun yang berkunjung akan tergiur mencicipi kuliner khas bali. cukup membanggakan sikap menjaga kelestarian budaya dan segala aspeknya hingga tak lekang oleh waktu, dari dulu hingga sekarang.

Betapa prilaku masyarakat dijaga begitu abadi untuk bersama-sama seiring dengan pemerintahannya menunjukkan ‘Ke-Bali- an’ nya Bali itu sendiri, lewat pelestarian Bangunan Adat, Pura-Pura Peribadatan yang terbuat khas Bali dengan keindahan bebatuan. Bagaimana Gazebo bernuansa Bali menjadi pemikat orang ketika di Bali…dan pada akhirnya menginspirasi para arsitek yang kreatif menciptakan model knockdown reflika bangunan ala Bali tersebut.

Kemampuan menjadikan komersil segala sesuatu yang ada di ranah Bali…menjadi salah satu modal utama dalam menjadikan Bali semakin menarik hati setiap orang. Magic pun tak kalah menjadi objek yang dikemas secara apik dan luwes . Daya tarik magic  dikemas menyatu dengan adat istiadat masyarakat serta kepercayaan dan keyakinan terhadap dewa-dewi yang begitu luhur, sehingga segala sesuatunya tampak terkemas menyatu utuh.Kita cukup familiar dengan ‘Leak’ yang cukup fenomenal..hingga menginspirasi sebuah film nasional.

Bila kita melihat sejarah Bali dalam sebuah buku tentang Change/Perubahan (Rhenald Kasali :2005:xxvii-xxviii)… pernah disinggung bahwa ada Raja Bali yang menjelma menjadi Change Maker yaitu ‘Tjokorda Gde Agung Sukawati’..dimana pada masanya  sudah mempunyai inspirasi yang kuat untuk merubah Pulau Bali yang sekedar Indah..menjadi Pulau yang mampu menarik hati dan bertahan hingga saat ini, hanya dengan mengandalkan apa yang sudah ada sebagai ciptaan Yang Kuasa dan mengadalkan kesenian yang ada tanpa berinovasi. Dengan keinginan dan tekad yang kokoh berani membuat terobosan untuk cita-cita luar biasa pada masa itu. Berani mengambil langkah dengan mengundang secara terhormat para pesohor dunia untuk mengubah bali menjadi tempat yang luar biasa. Para Pelukis dunia yang berkunjung ke Bali (contohnya :Walter Spies) diundang ke Ubud dengan difasilitasi tempat tinggal dan keperluannya  untuk mau tinggal lama di bali dengan kompensasi memberikan pengajaran seni lukis terhadap masyarakat bali yang sudah memiliki dasar jiwa seni. Sehingga tak kalah  para pesohor Lukis dunia yang diundang seperti Rudolf  Bonnet, Hanz Snell bahkan Antonio Blanco ikut mewarnai nuansa Lukis Bali. Hal menajubkan sekarang kita rasakan setiap menyentuh lukisan Bali yang sangat ekpresif dan multitema. Kita bisa merasakan sekarang bagaimana Lukisan Bali menjadi TradeMark  juga bagi Bali…orang -orang merasa bangga memiliki lukisan Bali sebagai buah tangan seusai kunjungan ke Bali.

Keindahan Bali pun menyentuh hati secara personal maupun lembaga bahkan hampir semua Event Organizer ..untuk menjadikan Bali sebagai tempat penyelenggaraan pelatihan serangkai dengan refresh bagi para peserta pelatihan. Bagaimana Para Pramuwisata di Bali..begitu terlatih dan mahir dalam mempromosikan Bali…membuat terpikat setiap pengunjung. Itu semua tidak lepas dari sebuah Team Work masyarakat Bali dalam menciptakan ‘Indahnya Bali’…

Disiplin warga Bali dalam menjalankan rutinitas adat istiadat dan peribadatannya..begitu kuat. Takut akan Dewa ..membuat mereka taat mengikuti semua aturan adat dan peribadatan, Kutukan para Dewa…menjadi hal yang begitu mereka percayai adanya. Keyakinan mereka menumbuhkan sikap disiplin mereka. Tanpa Rekayasa…ketika orang berkunjung ke Bali..setiap pagi akan melihat orang-orang memberikan sesaji persembahan bagi para dewa. Pakaian adat yang dipergunakan begitu memukai berwarna cerah, menambah ayu para wanita Bali ketika  mengenakannya. Disiplin warga Bali terlihat dalam kebiasaan berjualan di sekitar wilayah yang dilalui oleh pengunjung, begitu tertata rapi tanpa mengganggu ketertiban kota. Kesadaran masyarakat akan keindahan kota begitu tinggi, sehingga sangat mendukung pemerintah melayani Bali sebagai Kota Wisata. Penertiban Pasar..rasanya cukup berhasil disana, seperti pasar Sukowati 1 dan 2, begitu menyamankan bagi pengunjung dan pembeli…dengan menyuguhkan kekhasan Bali.

Dalam sebuah tulisan “Terangkanlah Secara Detail” oleh Prof. Ganjar Kurnia, dibahas tentang bagaimana Bali mengemas Budaya dan segala aspeknya secara ‘Kalangenan’ dan tidak perlu dijadikan  profesi khusus (ketika turis datang, tinggal kumpul dan mulailah berkesenian….sementara kalau tidak ada turis, masyarakat kembali kepada ‘pekerjaannya’ masing-masing). dikatakan  pula”…salah satu faktor yang menyebabkan wisata berkembang di Bali adalah Karfena Kesenian atau Upacara Adat lainnya’Hidup’ di masyarakat.Ada Turis atau tidak ada turis,kesenian tetap hidup. Kalaulah turis tidak ada, maka mereka akan menjalani hidup sesuai profesinya masing-masing.” Manajemen Pengelolaan Pertunjukkan di Bali mempunyai peran juga dalam menciptakan daya pikat Bali..dimana dalam manajemen pengelolaan pertunjukkan , dalam tulisan ini pula disebutkan …di bali  tampilan pertunjukkan tidak artificial atau rekayasa…sehingga pengemasan pertunjukkan alamiah sesuai dengan adanya. Sebagai contoh; Bagaimana Upacara Ngaben disaksikan itulah realita yang dilihat pengunjung…karena jadwal kunjungan menyerasikan dengan event upacara ngaben yang biasa dilaksanakan oleh masyarakat Bali.

Semakin bertambah nyata adanya…’Indahnya Bali..’ , ketika majalah FEMINA ( 23/xxxix-11-17 Juni 2011) menceritakan bagaimana Magnet Bali menarik negara dengan teknologi super(Jepang) yang selalu merindukan tradisi dan budaya seperti halnya Bali. Kemampuan  Bali berpromosi dengan ‘Bali Pray for Japan’ telah menyentuh warga Jepang Pascatsunami. Kutipan warga Indonesia yg lama menetap di Jepang-pun jelas menguatkan bagaimana indahnya Bali..memikat orang ;” Bali mungkin satu-satunya daerah yang penunjang pariwisatanya paling lengkap di Indonesia” . Penunjang pariwisata  bisa kita lihat dengan adanya Bandara “Ngurah Rai” yang berstandart  Internasional tetapi mempunyai ciri bangunan khas Bali..ini menjadi jendela kesegaran yang pertama kali dilihat oleh setiap pengunjung..dengan Gapura bebatuan begitu kental membawa pengunjung semakin dibuat penasaran memasuki pulau Bali. Kemampuan Bali mengemas pusat kerajinan khas bali-pun begitu tertata apik dan berseni…sehingga pengunjung-pun selain wisata belanja terpenuhi…wisata keindahan bangunan bali pun ternikmati. Dikatakan pula dalam majalah tersebut bagaimana keramahan orang Bali dalam menyambut wisatawan …sebagai contoh Orang Jepang yang berkarakter senang mengobrol..disambut dengan obrolan hangat orang Bali…ini menyenangkan buat mereka, mereka membandingkan dengan Hawaii yang tak ada suasana akrab mengobrol. Mereka merasa ada kedekatan psikologis , dimana orang Bali dengan orang Jepang sama menjunjung tinggi peninggalan adat dan budaya tradisional. Itu menjadi point plus untuk Bali sebagai tempat yang indah.

Begitulah Bali…dengan segala atribut yang melekat dalam bingkai keindahan, sungguh Indah dinikmati sebagai tujuan wisata dan refresh bagi siapa saja pecinta alam nan indah.

Gambaro! (Semangat) ke Bali…

“Nostalgik & Rasa Rindu..”

May 11th, 2011

Perasaan yang menggugah suasana lama, menjadikan diri kita merasa Nostalgik. Rasa terkenang masa lalu, tak mungkin terhindar dari diri kita .  Main Hati…Main Rasa…itulah Sang Nostalgik.

Ketika jiwa kita nostalgik…hati dipenuhi sentimentalitas, nostalgia dan rasa rindu akan pertemuan dengan kenangan masa lalu dan teman lama.

Ketika suasana lalu kita …terkenang,tergugah kembali.., sepertinya diri kita menjadi berandai-andai terhadap suasana masa lalu tersebut. Kita merasakan berteman itu indah..masa lalu begitu indah untuk dikenang.

Sebuah pepatah mengatakan Teman Lama ibarat Emas..Teman Baru Ibarat Intan,dimana diibaratkan bahwa untuk menjadikan Intan itu Indah…diperlukan dudukan berupa Emas, yang mungkin bisa dimaknai bahwa tetap teman lama selalu diperlukan keberadaannya…sehingga ketika bersama dengan kehidupan baru..teman baru, teman lama tetaplah indah dan sangat berarti dalam kehidupan kita..dulu, sekarang atau nanti.

Sebuah referensi mengatakan makna dan fungsi bernostalgia adalah bahwa “Bernostalgia adalah stategi untuk memelihara identitas bagi seseorang yang mengalami relokasi” (A.W.Mc.Mahon dan P.J.Rhudick: 64).

Juga disebutkan bahwa bernostalgia adalah pencapaian integritas dan penerimaan masa lalu tanpa penyesalan. (Erik Erikson :1959).

Segala perkembangan masa, yang membawa kita pada perubahan diri kita pun , menjadikan kita terelokasi dengan suasana & kehidupan kita sekarang. Sehingga ketika bernostalgia…rasa rindu terhadap ketenteram,refleksi dan kebijaksanaan menyenangkan menyelimuti hati dan pikiran kita.

Betapa tidak….kita rindu masa-masa dimana kita sebagai  sosok yang tanpa beban kehidupan..menjalankan manisnya berteman, indahnya belajar dan serunya berkumpul…atau mungkin romanticnya percintaan lalu.

Bernostagia..membuat kita me- refresh diri, kesegaran akan tercipta karena hal-hal lalu akan nampak di pelupuk mata..membuat kita terhanyut mengingat dan mengenangnya.

Perasaan kita mungkin terbang ke 20 atau 10 tahun yang lalu,membayangkan kehidupan sekolah atau kampus kita, sahabat-sahabat kita. Tentu..hati kita akan terusik, seakan kehidupan kini membeku sesaat.. dan tergambar kehidupan dulu sesaat. Seperti udara segar di dunia yang penuh persaingan dan berbagai hiruk pikuknya.

Kita akan teringat refleksi diri kita 10 atau 20 tahun yang lalu serta memperhatikan refleksi diri kita sekarang.

Kita akan bersyukur bahwa kehidupan kita sekarang seperti yang dibayangkan dulu. Begitu indah dan begitu bermakna. Segala kerja keras dan keringat kita terbayar sudah.

Semoga dengan bernostalgia dan mengobati rasa rindu, refleksi diri kita masa lalu  sampai dengan sekarang..selalu membawa kenangan dan makna yang indah. Jejak langkah kita di masa depan akan semakin cerah dan selalu disyukuri.

Public Relations & Keprotokolan ‘Sang Sekretaris’

April 30th, 2011

Sekretaris…dengan Multitasking-nya, memiliki salah satu fungsi yang dijalankan dalam aktivitasnya, yaitu fungsi sebagai Public Relations. Bagaimana berhubungan dengan pihak luar sebagai tamu atau kolega dari pimpinannya. Karena walaupun secara kelembagaan pekerjaan Public Relations telah dijalankan oleh Public Relations Officer (PRO), tetapi ada keterlibatan sekretaris didalamnya, seperti menghubungkan informasi dengan/antar pimpinan, penyiapkan performance suatu acara/pertemuan atau memberikan informasi sesuai kapasitas sebagai Sekretaris serta saling memberikan informasi dengan pihak PRO itu sendiri.

Public Relations itu sendiri kaitanya dengan lembaga adalah :”Suatu bidang yang berhubungan dengan kepetingan organisasi, baik itu organisasi yang bersifat komersil maupun non-komersil. Public Relations terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja yang menjalin kontrak dengannya”. ( Buku Ajar Diklat Sekretaris yang Efektif : 2007 :Pusdiklat SPIMNAS Bidang TMKP).

Dikatakan pula dalam buku tersebut di atas, pengertian PR menurut J.C.Seidel..PR Director,Division of Housing, State of  NY , dengan arti :”PR adalah proses yang kontinyu dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh Goodwill dan pengertian dari para pelanggannya, pegawainya dan publik pada umumnya, kedalam dengan mengadakan analisis dan perbaikan-perbaikan terhadap diri sendiri, keluar dengan mengadakan pernyataan-peryataan.”

keberadaan Public Relations..adalah ‘tangan kanan’  bagi pimpinan organisasi bahkan bisa juga menjadi ‘mata’, sehingga mempunyai tujuan secara positif dan tujuan secara defentif. Bagaimana suatu organisasi/lembaga atau badan usaha mendapat & menambah Goodwill..itu adalah tujuan secara positif  Public Relations. Sementara Secara defensif,  P R berusaha membela diri dari pendapat masyarakat yang bernada negatif apabila diserang dan serangan itu kurang wajar karena organisasi tersebut tidak bersalah. Dengan demikian PR bertujuan untuk mendapatkan; Pengertian Masyarakat (Public Understanding), Kepercayaan Masyarakat (Public Confidence),Bantuan Masyarakat (Public Suport) & Kerjasama Masyarakat (Public Cooperation).

Banyak cara untuk menciptakan tujuan tersebut,yaitu dengan: Community Relations (menciptakan hubungan baik dengan masyarakat),Customer Relations (menciptakan hubungan baik dengan pelanggan/pengguna jasa kita), Press Relations (menciptakan hubungan baik dengan kalangan Press/media masaa/elektronik), Government Relations (menciptakan hubungan baik dengan pemerintah, sebagai contoh dengan pihak Kementerian atau lembaga lain ),Hubungan Industrial (menciptakan terjalinnya hubungan baik antara pimpinan dengan staf /customer dengan pemberi layanan),Hakikat Perburuhan (menciptakan hakikat hubungan perburuhan yang baik), Hubungan Kekeluargaan (menciptakan hubungan bekerja dalam lembaga secara kekeluargaan, guna kenyamanan dalam beraktivitas sehari-hari), Hubungan Perseorangan (membangun hubungan baik lembaga yang terbangun secara/antar personal, sehingga tercipta kesan baik secara personal) dan Hubungan Kekaryaan (menciptakan hubungan baik dengan mengapresiasi setiap karya seseorang dalam lembaga itu sendiri).

Untuk menjalankan fungsi public relations tersebut..diperlukan Networking sebagai jejaring hubungan antar lembaga atau hubungannya dengan kolega pimpinan. Jejaring yang dirintis dan dibangun perlu dengan kesabaran, beretika dan tetap mencitrakan kebaikan lembaga yang kita wakili. Jejaring tidak mudah dibentuk…butuh proses penjajagan, adaptasi dan membina terus hubungan baik..apakah secara lembaga ataupun secara personal. Dan untuk menciptakan hal itu, diperlukan wawasan tentang public relations yang akan membekali sekretaris dalam membangun jejaring tersebut.

Sekretaris dalam kesehariannya bersinggungan dengan kegiatan memberikan informasi, apakah kepada pimpinan, antar pimpinan atau antar staf yang diharapkan bermuara pada uotput hasil proses administrasi terselesaikannya suatu pekerjaan. Hasil Pekerjaan tersebut sangat memberikan citra terhadap pimpinan. Seberapa positif hasil pekerjaan tercapai , akan membawa citra positif bagi pimpinan atau lembaga itu sendiri, begitu-pun sebaliknya.

Bagaimana Sekretaris dapat memberikan informasi atau menerima informasi secara akurat dan up date…akan berpengaruh kepada pekerjaan /kegiatan pimpinan. Sehingga kebiasaan Check and Recheck bahkan konfirmasi kepada pihak-pihak yang terkait dalam suatu proses pekerjaan , menjadi suatu bagian mutlak dalam kegiatan sekretaris.

Bagi Sekretaris, dalam bagian kegiatan ini, ada hal yang perlu disikapi secara lebih hati-hati…terutama ketika Sekretaris menjadi penghubung Pimpinan dengan pihak luar, pihak kementerian atau bahkan pihak kolega khusus pimpinan yang bersangkutan. Bagaimana performance untuk meyakinkan pihak yang sedang kita konfirmasi atau berkaitan pekerjaan perlu sekretaris perhatikan. Apakah pimpinan kita sebagai pihak yang memerlukan/diperlukan dalam suatu kegiatan, harus sekretaris pahami terlebih dahulu sebelum saling bertukar informasi dengan pihak lain.

Begitu melekatnya fungsi public relations pada sekretaris, maka seyogyanya sekretaris mampu terus mengisi wawasan, mengasah kemampuan serta terus menerus meningkatkan kemampuan berkomunikasi, sehingga semakin kita membidangi kegiatan ini, kemampuan pun akan semakin meningkat. Bagaimana menciptakan komunikasi yang efektif ?  Komunikasi yang efektif ini mengsyaratkan adanya pendekatan yang Faktual & Aktual namun sebelumnya perlu penguasaan dan pemahaman komunikasi secara benar secara komprehensif  yang berlandaskan kejujuran komunikasi & atas dasar hati nurani.

G.Terry menyebutkan komunikasi perlu menerapkan  4 C :   (1) Completeness (kelengkapan informasi yang akan dikomunukasikan),(2) Claryteness, (3) Correctness (Kebenaran dari informasi yang akan dikomunikasikan) dan        (4) Consiceness.  Penerapan 4C ini, dapat mewujudkan komunikasi yang baik yang tentunya akan mencitrakan Public Relations yang baik pula. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa  komunikasi adalah salah satu dari hal yang urgent  bagi aktivitas Sekretaris (Buku Ajar Diklat Sekretaris yang efektif,  Pusdiklat  SPIMNAS : 2007:21).

Dalam buku ajar di atas juga dikatakan…Aktivitas utama Public Relations dapat disimpulkan sebagai: ‘Communicator’ , kemampuan komunikator baik secara langsung maupun tidak langsung melalui media cetak/elektronik atau lisan (spoken person). Juga sebagai mediator dan persuador, apakah komunikasi Vertikal, Horizontal dan Eksternal. lalu sebagai’Back Up Management’ yaitu melaksanakan dukungan/menunjang kegiatan lain untuk mencapai tujuan bersama dalam suatu kerangka tujuan pokok organisasi. Serta sebagai ‘Image Maker’yaitu menciptakan suatu citra atau publikasi yang positif yang merupakan prestasi, reputasi dan sekaligus menjadi tujuan utama bagi aktivitas public relations didalam melaksanakan manajemen kehumasan suatu lembaga dan produk yang mewakilinya.

Nah…melihat teori diatas, ternyata kemampuan sekretaris dalam memfungsikan dirinya sebagai communicator sedikitnya nampak, dimana sekretaris kadang menjadi communicator pihak pimpinan dengan media cetak/elektronik dalam mengarrange jadwal pimpinan. Menjadi mediator kadang secara bentuk sederhana dilaksanakan oleh sekretaris , apakah mengkomunikasi suatu proses pekerjaan pimpinan baik secara vertikal /mengkomunikasikan dengan sikap santun dan menghormati kedudukan antar pimpinan, horizontal…bagaimana mengkomunikasikan secara ethis,santun namun tetap efektif  tentang apa yang ditugaskan pimpinan terhadap bawahannya, tanpa memposisikan kita sebagai sekretaris yg bersikap memerintah terhadap seseorang dgn posisi jabatan tertentu. Sebagai ‘Back Up Management’ pun tentu sedikit banyak melekat dalam tugas Sekretaris, karena pekerjaan sekretaris secara administratif dan praktis ditujukan untuk membantu pimpinan…yang tentunya akan berakibat pada kesuksesan organisasi. Lalu ‘Image Maker’, tentu hal ini yang paling melekat pada tugas sekretaris…dimana sebagai  bagian jendela organisasi akan memberikan pencitraan terhadap organisasi itu sendiri. Image …disampaikan dengan bahasa lisan, gestur tubuh,etika yang santun , keluwesan bersikap,  dan kesantunan berpakaian (fashionable).

Selain fungsi Public Relations….Sekretaris memiliki fungsi lain dalam tugasnya sehari-hari, yaitu fungsi Keprotokolan. Kegiatan pekerjaan sehari-hari  sekretaris, ada kalanya  bersinggungan dengan keprotokolan dalam organisasi/lembaga itu sendiri.

Walaupun secara keseluruhan keprotokolan suatu lembaga biasanya dikerjakan oleh bagian keprotokolan khusus , tetapi karena keprotokolan sangat berkaitan dengan kegiatan pimpinan..maka mau tidak mau atau suka tidak suka, Sekretaris diharapkan sedikit banyak memiliki wawasan keprotokolan, sehingga dapat memberikan informasi yang akurat guna menunjang kelancaran tugas pimpinan. Juga dengan memiliki wawasan keprotokolan , Sekretaris akan mampu bersikap dengan baik dalam menghadapi atau diberi tugas kegiatan/event tertentu oleh pimpinan. Bagaimana tata etika menghormati tamu pimpinan, lembaga atau kolega dengan memperhatikan aturan keprotokolan atau menempatkan tamu sebagai tamu informal, sangat perlu dipahami oleh sekretaris , sehingga diharapkan akan terhindar dari pencitraan lembaga atau pribadi yang kurang baik.

Wawasan me -Macth kan antara scedule pimpinan dengan Acara-acara/prosesi lembaga, juga perlu diperhatikan, kegiatan apa dan bagaimana yang secara keprotokolan harus dipimpin/ dihadiri oleh pimpinan kita..menjadi bagian penting dari sekretaris yg perlu dipahami dan dijalankan.  Bagaimana ‘Dress Code’ tentang suatu acara/event yang perlu dipimpin atau dihadiri oleh pimpinan kita…perlu sekretaris ketahui dan memberikan infomasi yang akurat terhadap pimpinan, karena akan menyangkutan kewibawaan pimpinan dan lembaga kita sendiri.  Seyogyanya sekretaris mampu mengetahui gambaran detail suatu event yang akan dilaksanakan/dipimpinan/dihadiri pimpinan lembaga. Mengenai tata duduk atau preseance secara tata keprotokolan- pun perlu diketahui, agar sederhananya dapat mengetahui dan menghormati pimpinan/tamu pimpinan kita.

Keprotokolan selalu berinteraksi dan berkomunikasi dengan segala kalangan masyarakat, baik internal maupun ekternal. Internal..adalah pihak dalam organisasi/lembaga yang bersangkutan, sedangkan ekternal adalah masyarakat dari dalam maupun dari luar negeri yang berinteraksi atau berkunjung ke lembaga tempat kita bekerja, apakah bertujuan studi banding, kunjungan kenegaraan, kunjungan persahabatan, simposium, kegiatan perjanjian kerjasama,dll.

Sedikit menelusuri arti kata  Protokol itu sendiri, Buku Ajar  Pelatihan Sekretaris Yg Efektif SPIMNAS menyebutkan, bahwa Protokol  menurut sejarahnya berasal dari bahasa yunani ‘Protos‘ yang artinya pertama dan ‘colla’ berarti melekat, jadi menurut kata-kata tersebut Protokol dapat diartikan ‘lembaran  pertama yang melekat pada dokumen pertama’. Sedangkan salah satu yang mengatur tata keprotokolan di negara kita adalah UU No.8/1987 tgl.20 September 1987 dan PP No.62/1990 tanggal 26 Desember 1990, dan Pasal 1 ayat (7) PP Nomor 24 Tahun 2004 bahwa ” Protokol adalah serangkaian aturan dalam kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan tempat, tata upacara, dan tata penghormatan bagi seseorang karena jabatan/kedudukan dalam negara, pemerintahan dan masyarakat.”

Cakupan Keprotokolan sangat luas, mengingat peran dan fungsinya yang berpengaruh terhadap tercapainya suatu maksud atau tujuan acara. Semakin sukses acara, semakin menunjukkan citra lembaga yang baik.

Untuk sekretaris sendiri keprotokolan secara luas, mungkin tidak detail dilaksanakan… tetapi adakalanya peran sebagai Event Organizer pun perlu mampu diperankan dalam membantu tugas pimpinan sehari-hari. Gambaran tugas seorang Presenter dan Master of  Ceremony perlu sedikit banyak sekretaris ketahui , karena pekerjaan kita berkaitan erat dengan kelancaran suatu acara yang bertanggung jawab pada pimpinan dimana Sekretaris itu berada. Maka diharapkan dengan wawasan yg dimiliki .. secara sederhana dapat memberikan informasi yang akurat terhadap pimpinan, dan hal itu sangat berarti positif untuk pimpinan dan citra lembaga.


“Our Resistence” = “Work Up Call”

April 25th, 2011

“Resistensi” adakalanya menjadi sikap kita  dalam menghadapi setiap perubahan yang dihadapi. Rasa bertahan kadang membuat kita sulit menerima kenyataan yang dihadapi hari ini atau hari esok….rasa nyaman masa lalu atau saat ini, seringkali membelenggu kita untuk siap berfikir & bersikap positif tentang resisten.

Sementara, “Work Up Call” ; Sikap sejenak kaget, marah karena terkagetkan .., tetapi kemudian kita akan tersadarkan dan perlahan-lahan akan mencari kesegaran.

( Renald Kasali : dalam buku ” Change “)

Kedua sikap ini adalah kondisi yang kita jalani selama kita menjalankan aktivitas pekerjaan. Ada kalanya kita bersikap resisten terhadap masuknya hal baru, yang mungkin sebenarnya adalah hal-hal positif yang bisa kita kembangkan. Rasa nyaman dengan kebiasaan lama, yang belum tentu positif  juga ..membuat kita semakin resisten akan masuknya pola/cara baru yang kadang ‘Suka Tidak Suka’ menjadi kewajiban kita untuk dilaksanakan.

Jiwa untuk kreatif…kadang sulit tumbuh karena beberapa faktor yang membelenggu diri seseorang. Rasa takut berinovasi atau bahkan hanya memperbaiki kebiasaan yg sudah tidak Up Date (“..”/tanda petik, karena tuntutan aturan baru dari pemerintah..misalnya) seringkali menjadi ketakutan tersendiri yang kadang menghantui. Sesuatu yang belum dicoba& dirasakan manfaat positifnya… kadang menjadi Paranoid.

Selain itu, suasana/gaya perubahan yang terjadi, juga seringkali menjadi pemicu kondisi Resisten. Semakin suasana perubahan itu kurang toleran atau kurang ramah terhadap lingkungan yang ada, maka kekuatan untuk Resisten semakin Kuat pula, sedangkan apabila suasana yang akan terjadi diantisipasi secara preventif dengan sosialisasi yang tepat, maka kekuatan Resisten akan semakin lemah.

Lingkungan Kerja, Motivasi seseorang , sangat berpengaruh terhadap Daya Resisten seseorang. Lingkungan kerja yang membiasakan dengan situasi perubahan, akan menumbuhkan kesiapan pegawai terhadap perubahan yang akan terjadi. Sebaliknya , bila suasana  dibiasakan dengan lingkungan kerja monoton, kurang dinamis, kurang keterbukaan, atau bahkan cenderung statis..akan menumbuhkan suasana sulit dan kuatnya resisten terhadap perubahan.

Lalu, bagaimana sepatutnya.. Suatu kondisi Resisten kita akan menjadi positif ? Salah satu langkah yang mungkin bisa kita kembangkan adalah dengan mengartikan “..’Resistensi Kita’ sebagai sebuah ‘Work Up Call’..” dimana kita menyadari daya resistensi kita terhadap perubahan yang menghadang..tetapi tidak kemudian terlena dan menjadi paranoid, kita seyogyanya segera bangkit menyadarkan diri ..bahwa inilah realita yang harus kita hadapi, suasana perubahan yang harus kita yakini .. bahwa perubahan semoga menjadi kesegaran untuk langkah kita.

Ketika kita membangun kondisi perubahan sebagai sebuah’Work Up Call’ , tidak semudah membalikkan telapak tangan, karena masih ada lingkungan kita yang mempengaruhi ‘mind set’ kita dalam bersikap.  Ketika lingkungan yang kaku/statis, membentuk ‘mind set’ kita ..kadang sulit  juga  menerima suatu suasana yg berbeda/berubah. Rasa toleransi kita terhadap teman, lingkungan kerja membuat  sulit pula rasa kesadaran kita bahwa  resistensi kita tersebut seharusnya dijadikan                ‘Work Up Call’.

Perlu kita sadari pula,  tidak mudah untuk menciptakan suasana ini, diperlukan keluwesan kita dalam menciptakannya. Dengan membuka wawasan berfikir kita, membuka diri untuk mengembangkan potensi diri atau bahkan perbaikan sikap kita, diharapkan akan menjadi media positif  untuk menjadikan kita adaftif terhadap perubahan .

Keterkaitan Motivasi,Kompetensi & Pelayanan

April 6th, 2011

Motivasi adalah dorongan yang merangsang seseorang dalam melakukan sesuatu tindakan.

Kompetensi adalah kemampuan yang dimiliki seseorang.

Pelayanan adalah salah satu tugas utama dalam administrastif  (kaitannya dengan  aparatur).

 

Teori mengatakan bahwa Motivasi ;”Sesungguhnya merupakan proses psikologis dalam mana interaksi antara sikap,kebutuhan,persepsi,proses belajar dan pemecahan persoalan.”(Indrawijaya,1982:67)

Sumber lain yaitu dari buku(Tantri,2003:41) mengatakan bahwa Motivasi adalah “kekuatan dalam diri seseorang yang berperan untuk menentukan arah, tingkat ketekunan dari usaha yang dilakukan di tempat kerja.” Sehingga hubungannya dengan dunia kerja, motivasi merupakan dorongan yang memberikan semangat kerja kepada para pegawai untuk bersikap tertentu dalam usaha mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Motivasi itu sendiri timbul karena adanya  faktor intrinsik (yaitu motivasi yang timbul dalam diri seseorang yang dapat berupa usaha, kepribadian,pendidikan,pengalaman,pengetahuan,cita-cita dan lain-lain) . Lalu faktor ekstriksik(yaitu faktor yang timbul dari luar diri seseorang; apakah berupa gaji,kenaikan pangkat,pujian,hadiah dan lain-lain).(Wursanto,1989:131)

Faktor-faktor yang mempengaruhi motivasi yaitu; Ciri-ciri pribadi seseorang (individual charateristic), tingkat dan jenis pekerjaan (job characteristic) dan lingkungan kerja(work situation characteristic).(Wahjosumidja,1992:192)

Tentang Kompetensi, teori mengatakan :” Kemampuan berasal dari kata Mampu. adapun hubungan dengan tugas/pekerjaan berarti dapat melakukan tugas/pekerjaannya sehingga menghasilkan produk/jasa sesuai dengan yang diharapkan atau kemampuan. Kemampuan juga mengandung pengertian sebagai sifat/keadaan seseorang yang dapat melaksanakan tugas/pekerjaan atas dasar ketentuan yang ada,” (Moenir, 1995:116).

Teori yang menguatkan pengertian kompetensi juga tertera di PP No.101 Tahun 2000,pasal 3: “Yang dimaksud kompetensi adalah kemampuan dan karakteristik yang dimiliki oleh PNS, berupa pengetahuan,keterampilan dan sikap perilaku yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas jabatan”.

Karakteristik kompetensi,terdiri dari Motif,Sifat/Ciri bawaan, Konsep diri, Pengetahuan dan keterampilan.(Suryana, 2003:4-5). Kompetensi terdiri dari; Technical/Profesional Competence, Methodical Competence, Social Competence, Strategic Competence serta Ethis Competence.

Tentang Pelayanan,Moenir (1995:17) mengatakan ” Pelayanan adalah Proses pemenuhan kebutuhan melalui aktivitas orang lain secara langsung” atau seperti dikatakan Lestari(1996:1)  “Pelayanan merupakan aktivitas/manfaat yang ditawarkan oleh organisasi atau perorangan kepada konsumen/dalam bisnis sering disebut customer (yang dilayani), yang bersifat tidak berwujud dan tidak dimiliki”.

Sementara Fitzsimmons (Sulistiono,1996:5) mengemukan dimensi dalam sebuah pelayanan:Tangibles (penampilan para pegawai dan fasilitas-fasilitas fisik lainnya seperti peralatan dan perlengkapan yang menunjang pelaksanaan pelayanan), Reliability (merupakan kemampuan pegawai untuk memberikan secara tepat dan benar jenis pelayanan yang telah dijanjikan kepada konsumen), Responsiveness

( yaitu kesadaran atau keinginan pegawai untuk membantu konsumen dan memberikan pelayanan secara tepat dan cepat), Assurance (pengetahun dan kesopansantunan serta kepercayaan diri para pegawai; dimensi assurance itu sendiri bercirikan sifat respect terhadap konsumen), dan Empathy (Memberikan perhatian individu konsumen secara khusus; dimensi empathy bercirikan kemauan untuk melakukan pendekatan, memberikan perlindungan dan usaha untuk mengerti keinginan dan kebutuhan konsumen).

Dalam praktisnya, ketiga unsur motivasi, kompetensi serta pelayanan sangat berkait erat saling berpengaruh.

Bagaimana orang yang bermotivasi baik..tetapi tak memiliki kompetensi yang kurang mumpuni , adakalanya pelayanan yang dihasilkan akan kurang maksimal. Lalu…bagaimana dengan seseorang yang mempunyai kompetensi yang baik..kemampuan yang tinggi, sementara motivasi bekerja yang dimiliki rendah….tentu pelayanan pun tidak akan memuaskan dan tidak maksimal.

Bila kita melihat bagaimana motivasi itu ada dan berkembang, tentu sangat dipengaruhi oleh faktor dalam dan luar dari seseorang. Faktor dari dalam, maksudnya adalah bagaimana seseorang mempersepsikan dirinya dalam bekerja…sehingga berakibat pada motivasi yang dimilikinya. Sementara faktor dari luar adalah faktor yang mendorong seseorang tumbuh dan berkembang motivasinya dalam bekerja. Kedua faktor tersebut tidak ada secara tiba-tiba…tentu keberadaannya sangat dipengaruhi faktor lingkungan tempat seseorang bekerja atau lingkungan keluarga.

Hubungan dengan persepsi diri seseorang (Self Image) , Revalino Shaffar (dalam buku Masih Cuek dengan kuliahmu? : 2010 : 33) mengatakan bahwa Self Image yaitu “Fondasi dari bagaimana kita menjalani hidup. Segala yang kita perbuat, pikiran dan rasakan berdasarkan bagaimana  kita melihat diri kita sendiri, bahkan gaya bicara kita, jalan kta, apalagi pilihan-pilihan kita yang diambil “.

Selain itu, dalam buku di atas juga menyebutkan tentang adanya Cermin Sosial (Social Mirror) ,yaitu :

“Refleksi diri seseorang yang dibentuk dari lingkungan sosialnya. Refleksi diri seperti ini bergantung pada bagaimana kita menilai dan melihat diri kita sendiri, bukan jati diri kita yang sebenarnya”. Sehingga bagaimana motivasi seseorang itu tumbuh, sangat dipengaruhi dari cara seseorang memandang Self  Image dirinya sendiri serta bagaimana seseorang Bercermin secara Sosial.

Ketika kita mampu menempatkan diri kita secara baik dalam lingkungan sosial dan lingkungan pekerjaan, akan berpengaruh positif terhadap kehidupan diri kita.

Lingkungan tempat bekerja sangat mendukung tumbuhnya motivasi seseorang dalam menjalankan pekerjaannya. Motivasi akan tumbuh bila rangsangan yang diberikan memberikan geliat yang luar biasa terhadap kinerja seorang pegawai. Apakah itu dengan adanya pencerahan, peningkatan tingkat pendidikan seorang pegawai atau perhatian institusi terhadap peningkatan kinerja seorang pegawai. Bahkan pemenuhan akan kebutuhan rekreasi diyakini dapat memberi motivasi positif bagi pegawai.

Lingkungan keluarga…sangat berpengaruh juga terhadap motivasi seseorang dalam bekerja. Bagaimana prinsip keluarga memandang suatu kehidupan pun bisa menjadi motiv yang positif/negatif bagi seseorang dalam bekerja . Keyakinan agama-pun turut mewarnai dalam seseorang memandang perlu/tidaknya motivasi dalam bekerja. Diseimbangkan dengan rasa syukur seseorang…maka akan berakibat pada motivasi yang dimiliki pegawai.

Sementara, kompetensi ; yang merupakan kemampuan seseorang dalam melaksanakan pekerjaannya, tentu sangat dibutuhkan. Tanpa kompetensi yang sesuai dengan Job Description yang diemban seorang pegawai…maka akan berpengaruh terhadap tingkat motivasi dalam bekerja. Kompetensi dalam setiap bidang pekerjaan mempunyai ke-khas-an , sehingga standart kompetensi yang diperlukan dalam menangani suatu pekerjaan idealnya akan berbeda pula.

Kompetensi yang dimiliki seseorang-pun sangat dipengaruhi oleh latar belakang pendidikan, lingkungan serta kemampuan adaptasi seseorang dalam menghadapi tantangan pekerjaan. Bagaimana kompetensi itu berkembang juga tidak terlepas dari peran diri seorang pegawai dalam berusaha meningkatkannya..serta tanggung jawab institusi dalam memberikan peningkatan kompetensi bagi pegawainya. Salah satu cara meningkatkan kompetensi adalah dengan mengikuti pelatihan yang idealnya diselenggarakan oleh institusi bersangkutan guna efektif nya hasil yang akan diterapkan.

Seyogyanya Pelatihan/Diklat bukanlah Kewajiban melainkan Hak bagi para pegawai, sehingga jangan sampai terjadi situasi dimana para pegawai bekerja dalam kondisi “Tidak Tahu Apa yang Harus Dilakukan…karena Tidak Ada Bekal Wawasan dalam Menjalankan Tugasnya..”, sementara harapan pimpinan selalu ingin pegawai yang cakap, kompeten & profesional…

(Ironis bila hal ini terjadi….karena rasanya hanya Miss Communication saja )

Bagaimana Kompetensi dengan latar belakang pendidikan yang tinggi dari seorang pegawai…tentu idealnya sang pegawai akan lebih siap menghadapi tantangan pekerjaan. Sikap kurang membuka diri untuk lebih menambah wawasan, seringkali dimiliki oleh seseorang dengan latar belakang pendidikan yang lebih rendah. Kadangkala…perasaan “Merasa Sudah Baik” membelenggu seseorang untuk menjadi lebih baik dalam kompetensinya.

Lingkungan…berpengaruh kuat pula terhadap berkembangnya kompetensi seseorang. Dengan lingkungan yang lebih terbuka dalam beriteraksi dengan lingkungan luar…maka peluang besar meningkatkan kompetensi pun terbuka lebar..

Lalu..Daya Adaftif yang dimiliki seseorang akan sangat mempengaruhi pula terhadap kompetensi seseorang. Semakin adaftif terhadap perkembangan..maka kompetensinya pun akan semakin terasah…semakin berkembang.  Seperti pernah terkutip dalam buku Change..bahwa   ” bukan yang kuat yang akan bertahan…tetapi yang adaftif yang akan bertahan..”

Hal lain yang tak kalah penting, yang mendorong motivasi  dalam bekerja adalah kompensasi yang diterima seorang pegawai. Kompensasi menjadi dorongan dari luar untuk seseorang terpelihara baik motivasinya. Semakin besar kompensasi yang diterima dan dirasakan..idealnya akan semakin baik pula motivasi bekerja yang dimiliki oleh para pegawai. Kompensasi menjadi penghargaan yang dapat dirasakan langsung oleh pegawai…yang menjadi penyemangat dalam setiap melaksanakan tugas aktivitasnya. Perlu disadari, kompensasi  tidak selalu dalam bentuk uang atau hadiah berupa materi saja…tetapi bentuk-bentuk penghargaan non materi pun adalah bagian dari kompensasi yang dapat diterima pegawai, misal; kemudahan fasilitas, serta perhatian/sapaan dalam aktivitas pekerjaan sehari-hari.

Bagaimana karakteristik individu mempengaruhi motivasi seseoarang, dengan ciri-ciri pribadi seseorang ini seringkali sangatlah menunjukkan bagaimana motivasi yang baik akan dimiliki oleh sebagian besar orang yang bercirikan pribadi yang baik, santun dan berkeyakinan selalu ingin berkembang lebih baik. Idealnya semakin seseorang berkepribadian baik akan menunjukkan motivasi yang baik pula dalam bekerja…,kadang juga terjadi sebaliknya.

Tingkat dan jenis pekerjaan ternyata berpengaruh besar terhadap motivasi seseorang. Apabila seorang pegawai dengan tingkat pekerjaan tertentu tidak seimbang tingkat kompetensinya, maka seringkali akan menurunkan motivasi, seseorang bisa mengalami frustasi karena ketidaktahuan menghadapi rintangan perkerjaan tersebut. Bagaimana tingkat pekerjaan yang dihadapi akan berpengaruh erat terhadap perkembangan motivasi pegawai itu sendiri. Bila tingkat pekerjaan yang sedang dilaksanakan dirasakan sebagai tantangan positif…aral melintang/tingkat kesulitan yang dihadapi tak akan menyurutkan motivasi kerja yang baik.

Jenis pekerjaan yang beraneka ragam tentu memerlukan kesiapan keterampilan skala prioritas dalam memilah dan mimilih pekerjaan mana yang lebih urgent. Urgensitas menjadi salah satu pertimbangan dalam mendahulukan suatu perkerjaan, apalagi pekerjaan yang beraneka ragam.  Bagi orang tertentu keanekaragaman itu, akan membuat mereka bersemangat dan berwarna dan itu menggambarkan motivasi bekerja yang penuh semangat juga…tantangan itu semakin membuat seseorang semakin tahu dan ingin tahu lebih banyak.

Beralih pada Pelayanan…, pegawai dalam bekerja tidak akan terlepas dari unsur pelayanan. Pelayanan adalah bagian dari Administrasi sebuah proses pekerjaan. Jiwa Pelayan …apakah pelayanan informasi, jasa, fisik atau apapun sangat diperlukan terutama seorang pegawai yang baru menapaki dunia kerja…biasanya sebagai langkah awal dalam karier seseoarang .

Kemampuan pelayanan seseorang  akan dipengaruhi oleh seberapa besar motivasi bekerja seseorang. Idealnya dengan motivasi yang baik…akan berimbas kepada tingkat pelayanan yang baik pula. Lalu..idealnya pula, seseorang dengan tingkat kompetensi yang tinggi akan lebih sigap dalam melaksanakan pelayanan, karena memiliki tingkat kemampuan menyelesaikan tantangan pekerjaan lebih cepat dengan kompetensi yang dia miliki. Keterbatasan kompetensi …alih-alih kadang menjadi alasan klise dalam menyimpulkan                     Ketidakpuasan Pelaya nan yang diberikan oleh para pegawai.

Penerima jasa layanan (apakah itu Customer pihak luar atau Pimpinan dalam sebuah Institusi) ada kalanya menyimpulkan bahwa dengan tingkat motivasi dan kompetensi yang rendah…pelayanan pegawai yang dirasakan pun teras kurang memuaskan.

Gambaran uraian diatas, dapat mewakili kondisi bahwa bagaimanapun Motivasi, Kompetensi kaitannya dengan Kualitas Pelayanan sangat berkaitan erat. Satu sama lain memberikan kontribusi dalam menciptakan sebuah pelayanan yang diharapkan.

EEmmmm….mungkin ternyata, tidak hanya berlaku untuk profesi Sekretaris…tentang ” Knowing Your Boss” dan ” Expectation” …dalam pelayanan bekerja secara umum pun perlu. Karena dengan bagaimana kita mengenal Boss / pimpinan kita dengan baik, maka semakin mungkin permasalahan motivasi dan kompetensi akan berjalan beriringan secara tepat dan indah. Begitupun dengan sebuah”Pengharapan” , semua pihak tahu secara terbuka apa sebenarnya yang idealnya menjadi pengharapan dari kedua belah pihak…yang melayani dan yang dilayani..

Semoga Bermanfaat…..

 

 

 

“SEKSI”

March 7th, 2011

Apa yang terlintas dipikiran kita  tentang Si “Seksi”?? tentu lamunan kita pada sosok manusia yang  menawan, indah diihat dan tentunya bila seorang wanita…eemmm tentunya luar biasa cantik dan indah dilihat, bila pria…eemmm mungkin yang atletis, berwibawa…dan sejumlah pujian lain yang membuat seseorang kagum.

“Seksi” disini…adalah sebuah aktivitas perkerjaan “ Seputar Sekretaris…”.

Profesi atau pekerjaan ini ..rasanya menarik dan menantang dilakoni. Sepertinya si Seksi ini banyak ragam keunikan dalam memahaminya, bukan pada penampilan fisik yang mesti seksi untuk menarik hati orang lain…tetapi lebih kepada profesional dalam menjalankan tugas-tugas utama seoarang sekretaris.

Sekretaris..menurut beberapa referensi berasal dari bahasa asing; bahasa latin berasal dari kata secretum berarti Rahasia. Bahasa Perancis Secretaire, Bahasa Belanda Secretares..atau dlm bahasa Inggris berasal dari kata Secret..Rahasia. Sehingga Sang Sekretaris idealnya lebih berkenaan pada pekerjaan yang bersifat rahasia…apakah rahasia pribadi atau lembaga yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau pegawai lain, tugas yang berhubungan dengan sense seorang pimpinan atau lembaga dimana seseorang bernaung sebagai pegawai. Perlu syarat yang baik, apakah syarat kepribadian maupun pengetahuan, karena sifatnya yang berperan menyandang citra atau performa pimpinan/lembaga yang dijaganya. Syarat lain yang perlu dimiliki pula adalah syarat keahlian, misalnya mampu berkorespondensi, berkomunikasi yang baik. Pekerjaan administratif seorang sekretaris cukup beragam ;mulai mengonsep surat, mengarsipkan, resepsionis, keprotokolan dan   me- schedule kegiatan Sang Pimpinan.

Bila melihat idealnya, tentulah…banyak secara teori yang menjadi syarat profesi ini. Tetapi dengan beberapa syarat yang presentasi kelayakannya dianggap mumpuni, seseorang kadang bisa berkecimpung dengan pekerjaan ini. Naluri atau sikap membiasakan diri berinteraksi dengan sesama manusia secara baik dan beretika, ternyata menjadi salah satu sikap yang diperlukan dalam tugas sebagai Sekretaris.

Aktivitasnya cukup unik, berkembang dan selalu up date…, karena setiap masa ,paradigma sebagai sekretaris semakin ditantang lebih menyesuaikan dengan masanya, tanpa melupakan prinsip dasar sebagai sekretaris itu sendiri.

Menjaga rasa…kadang diperlukan dalam keseharian beraktivitas pada bidang ini. Berhadapan dengan hal yang diluar kebiasaan juga kadang mewarnai  kegiatan pada profesi ini, seperti halnya kadang ditemui hal insidentil yang perlu kita antisipasi.

Hal lain adalah berinteraksi dengan pihak yang berkepentingan dengan lembaga . Ini juga butuh sikap, kemampuan dan komunikasi yang baik.

Si Seksi-pun..ikut berperan dalam fungsi sosial sebagai pembantu performa pimpinan/lembaga dalam pencitraan secara tampilan sempurnanya sentuhan estetika suatu acara, setting ruangan dan tentu jamuan makan yang menjadi performa pimpinan juga. Bagaimana tuntutan Up date dengan perubahan dan perkembangan keorganisasian tidak akan terlepas dari tantangan dan perkembangan yang terjadi.

Menurut salah satu referensi yang sempat dibaca(Lembaga Pelatihan ‘Sekretaris Pro), si Seksi…sangat berkait erat dengan “management in company” sehingga diharapkan dapat memposisikan diri dengan; bagaimana visi manajemen kita ( your vision of management), bagaimana cara pengambilan keputusan (decision making flow), dimana kita berada( where are you), apa fungsi kita (what is your function?), Pengharapan (expectation), apa yang harus anda lakukan(What shall you do?). Hal ini sangat perlu dipahami, karena bagaimana visi kita tentang manajerial…,kemampuan kita dalam cermat mengambil keputusan.., bagaimana kepandaian menempatkan diri secara apik…mengetahui apa fungsi sekretaris..kemudian bagaimana kita memandang sebuah pengharapan juga sangat penting…tak lupa memahami apa yang sepatutnya menjadi tupoksi(Tugas Pokok&Fungsi) sehari-hari.

Referensi tersebut juga mengatakan bahwa si Seksi -pun harus berwawasan tentang “Knowing Your Boss” sehingga kita tahu: Jenis apa Bos kita (What Kind of  Boss he is?), bagaimana kita mudah dengan type yg sulit(Easy of dificult type), Bagaimana kita membangun hubungan dengan Bos ( Building relationship with your Boss), lalu apa yang bos harapkan dari kita (What our Boss Expect from you). Mengenal Pimpinan kita itu mutlak diperlukan , karena bekerja dengan seseorang mempunyai ke-Khas-an berhadapan karakteristik seseorang..tanpa mengenalnya,kita tak akan paham dalam menangkap pesan yang tersirat dari setiap interaksi pekerjaan..Lalu seberapa Khas nya sifat pimpinan yang kita hadapi, tentu bukan menjadi beban..namun justru sebagai tantangan dalam menjalankan tugas utama dalam pelayanan.  Membangun hubungan itu perlu waktu dan kehati-hatian dalam menyimpulkan apa yg sebenarnya tersirat dalam setiap body language yang ditunjukkan. Setelah hubungan terbangun dengan baik..masih ada pemahaman yang diperlukan ,yaitu kita harus respect terhadap sikap yang ditunjukkan manakala setiap pekerjaan selesai  dilakukan…apakah berkenan atau tidak? perlu latihan yg sabar untuk mengerti itu.

Dikatakan pula, Sekretaris juga perlu tahu ilmu “Meeting Arrangement” : berkenaan Calendar, Authority (kewenangan), bagaimana Boss kita dengan Kalendar ( Your Boss & His Calendar ), Alarm (pengingat), Venue/meeting room, Equipment (peralatan, Agenda, Materials). Calendar sang pimpinan perlu dimengerti, karena tugas sekretaris mengerti apakah kegiatan yang terjadwal berkenan dengan waktu yang tersedia baik secara fisik ataupun secara psikologis. Lalu, kenali kewenangan yang disandang dalam bersikap agar dapat meminimalisir miss communication. Sekretaris juga berfungsi sebagai Alarm..pengingat Sang pimpinan, karena ada kalanya Sang pimpinan tidak mengingat semua event atau kegiatan yang harus dilaksanakan dalam setiap harinya. Lalu..pengetahuan tentang tempat meeting yang nyaman ,fleksible sesuai event yang dilaksanakan serta kekhasan acara sangat diperlukan pula.

Selain hal diatas, dalam pekerjaan ini dituntut juga berwawasan tentang “Traveling Arrangement “; Where to go?, Transportation mode, Overseas travel, ticket,accomodation and land transportation, gurantee letter, approval, advance, menjadi wawasan yang diperlukan. Kemampuan mengatur sebuah perjalanan tugas pimpinan juga sangat diperlukan, karena menyangkut tugas  yg berhubungan erat dengan kondisi fisik pimpinan..sehingga setepat mungkin pengaturannya dapat tepat waktu, tempat dan sasaran yang dimaksud. Bagaimana pengurusan tiket, akomodasi dan transportasi yang akan dipergunakan selama perjalanan pimpinan-pun perlu kehati-hatian agar tak berakibat fatal selama perjalanan tugas, bagaimana pengurusan surat jaminan, persetujuan serta uang muka dalam satu event perjalanan. hubungan baik dengan Travel Agent harus dibangun, untuk kelancaran perjalanan pimpinan, karena peran mereka sangat berkontribusi positif untuk kelancaran perjalanan yang telah di arrange. Jaringan Hubungan mereka lebih profesional dalam bidang traveling. Sekretaris menjadi penghubung dalam sebuah event traveling pimpinan.

Keseharian operasional pekerjaan tak terlepas dari kebutuhan biaya perform atau kegiatan harian pimpinan , disini wawasan dan kemampuan mengolah “Petty cash” juga perlu; bagaimana prepare petty cash, purchase orders, Liaise with F + A departement, envoicing process, payment termn, Liasing with vendor, request and advance, prepare expense report, balance sheet reading. Kemampuan manajerial keuangan dituntut trampil, karena setiap kegiatan yang direncanakan,tentu berkait erat dengan konsekuensi keuangannya. Bagaimana mulai merancangan kebutuhan biaya, mengelola uang muka, memahami permintaan serta menyiapkan laporan pengeluaran, mengoperasionalkannya kemudian sampai kepada mempertanggungjawabkan pengeluaran keuangan tersebut. Pengelolaan Petty cash dalam unit kesekretariatan perlu kejelian memahami pos-pos kebutuhan biaya.

Berhubungan dengan warkat atau dokumen kemampuan “Filling ” pun perlu mampu, bagaimana memilah jenis arsip, peralatan arsip, cara mengarsip, sistem pengendalian arsip, sitem filing, cross refence file, Miscellaneous file, metode pemindahan arsip, jadwal retensi arsip, bahkan e-filling. kemampuan filling ini sangat perlu juga..karena pekerjaan sekretaris sangat jelas bergelut juga dengan berkas-berkas/surat/dokumen yang perlu ditata setepat dan serapih mungkin. Filling secara elektronik (e-filling) tentu menjadi hal yang baik pula dilakukan, karena selain secara fisik dokumen dirapihkan, secara elektronik dokumen akan tersimpan sehingga suatu saat dapat digunakan sebagai sumber informasi.

Wawasan tentang “Time management” pun perlu ; uniqueness of secretarial work, juggle with all of the task, how to prioritize. Bagmana keuanikan pekerjaan sekretaris dengan segala konsekuensinya, bagaimana menyulap/membiasakan diiri dengan semua jenis pekerjaan sekretaris, serta skala prioritas pekerjaan (bagaimana kemampuan memprioritaskan semua perkerjaan yang ada).

Hal lain dari referensi lain tentang Sekretaris(Woworuntu, 1995:59-63).. ternyata diperlukan syarat-syarat seorang sekretaris; syarat kepribadian, seperti tuntutan harus bersikap mawas diri, ramah, sabar,simpatik, berpenampilan baik,pandai bergaul,dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia, dapat bijaksana terhadap orang lain, beringatan baik, mempunyai perhatian atas pekerjaannya. Syarat pengetahuan umum dan khusus, pengetahuan umum seperti mampu pasif /aktif berbahasa asing yang baik,pengetahuan tentang misi,fungsi,tugas-tugas, struktur organisasi serta susunan personalia. Sementara pengetahuan khusus, maksudnya sekretaris mengetahui/mengerti hal-hal mengenai dimana dia bekerja,apabila bekerja dalam bidang pendidikan..tentu wawasan tentang pengetahuan pendidikan perlu dimiliki. Lalu..syarat keahlian; diharapkan mampu menyusun laporan,korespondensi, berbahasa indonesia/asing, teknik penyimpanan arsip, teknik komunikasi bertelepon yang baik dan santun,menulis cepat dan mengetik surat. Praktis sebagai resepsionis, operator, korespondensi sangat melekat pada sekretaris.

Tugas yang disandang Sekretaris dapat dikatagorikan berupa Tugas-Tugas Rutin, yaitu berupa membuka surat, menerima dikte, menerima tamu, menerima telepon, menyimpan surat/arsip, mengatur jadwal pimpinan, menyusun jadwal pimpinan. Kemudian Tugas-Tugas Khusus, yaitu tugas yang diperintahkan lansung oleh pimpinan untuk penyelesaian secara khusus pula. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia lembaga; seperti mengonsep dan menyusun surat rahasia (confidential), menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian kado/cinderamata. Tugas lain, berupa Tugas Istimewa, yaitu tugas menyangkut keperluan pimpinan; menata posisi alat tulis/meja pimpinan serta kelengkapan yang diperlukan,bertindak sebagai penghubung untuk menruskan informasi kepada relasi lembaga/pribadi pimpinan, mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana/keperluan kegiatan lainnya, mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan/instansi, memeriksa hasil pengumpulan dana/uang muka dari instansi yang diberikan sebagai kesejateraan, megadakan pemeriksaan peralatan kantor  sehingga mengetahui mana yang perlu diperbaiki/mana yang tidak perlu atau penambahan serta kreativitas tentang alat-alat/sarana kantor. Tak kalah unik…adalah Tugas Sosial Sang Sekretaris, yaitu mengurusi rumah tangga kantor, mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya. Tugas Keuangan disandang pula, apakah petty cash kesejateraan kesekretariatan, juga urusan keuangan pimpinan di Bank. Lalu membayar rekening-rekening pajak, sumbangan atas nama pimpinan, menyimpan catatan pengeluaran harian pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

Referensi dari A.B.Sutanto,1997:14-15, menguraikan tentang adanya tanggung jawab lain dari seorang sekretaris selain Tanggung jawab Utama terhadap pekerjaan rutinitasnya, yaitu ; Personal Responsibility (tanggung jawab personal/individu) dimana sekretaris bertanggung jawab terhadap performa diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas, karena dengan mengelola diri sendiri supaya dapat tampil dengan performa prima dalam pelaksanaan tugas sehari-hari diharapkan mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efesien. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan lembaga. Kemudian Internal Responsibility (Tanggung jawab Dalam) ; disini sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja instansi. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas; mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan, menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja, mendukung penciptaan budaya kerja yang positif, membantu menciptaka “kelompok informal positif” di lingkungan instansi, mengelola staf sekretariat untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi kerja instansi. Lalu..Networking responsibility (Tanggung Jawab Jaringan Hubungan Lembaga/Instansi); yaitu meluaskan wawasan dan jalinan instansi dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya perluasan networking lembaga, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara- acara formal dan informal yang diselenggarkan oleh kantor dalam kaitannya dengan uapaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra lembaga. Tanggung jawab lain..yaitu Tanggung Jawab Hukum seorang Sekretaris, dimana salah satu segi penting dari jabatan ini, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis..adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi Sekretaris diharapkan bertindak hati-hati dan penuh tanggung jawab. Sebagai langkah selanjutnya diharapkan memperhatikan hal-hal seperti; tidak boleh melakukan jual-beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi kecuali bila instansi memberi ijin, tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja ataupun masa kerja berakhir, tidak boleh berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin pimpinan, perlu mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin, keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut.(Thomas W.Bratawidjaja, 1996:87-88)

Selain Tanggung jawab …ada peranan yang dilakoni sekretaris, dimana sebagai pembantu kelancaran tugas pimpinan, mempunyai peranan ; Sebagai duta, bereran mewakili instansi sehingga penampilan dan sikap haruslah baik dan profesional, karena sekretaris berhubungan pula dengan masyarakat luar instansi..Sebagai Pintu Gerbang; dikatakan ini karena perannya sebagai penerima tamu sehingga secara penaan tempat juga perlu mencitrakan baik lembaga, sebagai Ibu Rumah tangga Lembaga; disini Sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari sebuah lembaga. berusaha menaungi lembaga dan diharapkan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya, misal membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga nyaman dan para tamu, relasi pimpinan, karyawan dan pimpinan di lembaga/ruangan tersebut betah.  Sekretaris sebagai Humas; Sekretaris sebagai penghubung antara lembaga dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka langsung/melalui telepon, atau media lain. Peran sebagai Humas..harus mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat serta prilakunya. Kemudian dalam berhadapan dengan pihak luar/lain, sekretaris harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan lembaga apalagi bila lembaga membutuhkan kerja sama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain.

“CHANGE…dimata Pegawai”

January 21st, 2011

Perubahan kita rasakan semakin sirkle..melingkar tidak linier, semua tidak dapat kita tebak arah..bisa berputar ke arah B,C,A..kembali lagi…, sehingga kita diharapkan menjadi Adapter dalam menjalani rutinitas  bekerja sehari-hari. Sementara ini apa yang terjadi dan menjadi harapan dari setiap pegawai untuk melakukan perubahan? apakah perubahan strategi, operasional, serta perubahan yang berpengaruh positif terhadap perkembangan pegawai. Banyak hal yang membuat setiap pegawai ‘Melihat, kemudian ‘Bergerak kearah yang lebih positif.

Dalam buku Change , Renald Kasali ada kutipan pepatah yang mengatakan, “Kerja itu seperti main Kartu Remi, kita bisa Menang bekerja bila kita memiliki Kartu As…: kerja kerAs, cerdAs, ikhlAs dan tuntAs…” Apakah kita bisa seperti itu? tergantung langkah apa yang kita ambil..apakah kita mau TurnAround..(putar arah) karena untuk berubah kearah yang lebih baik kadang mesti putar haluan. Semboyan mengatakan ” Tak Peduli Seberapa Besar Kesalahan Langkah yang Sudah Kita Lalui…tapi Putar arahlah untuk Berubah ke Arah Yang Lebih Baik..” ( Renald Kasali.., Change).

Dinamika Perubahan dan perkembangan lembaga kita, membuat kita merasa diri kita seperti diajak , kemudian diubah kearah yang sedang dituju oleh Steakholder kita,tapi kita tak tahu..apa yang sedang Top Manajemen tuju.. karena tidak adanya komunikasi, sosialisai.., yang membuat kita bekerja dalam kebingungan. Kita seperti kehilangan kenyamanan bekerja..segala perubahan seperti akan menghilangkan semua kejayaan kita dimasa lalu.

Ketika kita melihat tapi tak kuasa bergerak…kita merasa bukan tak ada cahaya yang masuk..tapi justru karena kita disilaukan oleh cahaya yang berlalu banyak masuk sehingga menyilaukan kita. Kita kadang terlena oleh ‘sanjung, ‘puja-puji.. dan ‘dogma yang seolah-olah kita adalah bagian dari pekerja yg sudah baik/sempurna. Hal itulah yang kita rasa semakin membelenggu kita untuk berubah.

Sungguh..kita perlu sentuhan yang mengajak kita berubah secara lembut tetapi jelas..kelembutan disini mengandung  arti setiap kita manusia mempunyai rasa dalam bekerja, sehingga apabila rasa kita dibangkitkan respeknya secara halus-lembut tanpa aksi arogan, kekerasan atau memicu konflik..niscaya setiap kita punya keinginan untuk terus berubah kearah yang lebih baik. Sementara kejelasan..tentu bukan hal yang mustahil kita tuju, karena setiap langkah yang kita kerjakan..perubahan yang lakukan…, tentulah harus jelas hasil apa yang akan dituju , tanpa kejelasan target tujuan kita…, sia-sia apa yang kita lakukan.

Perubahan yang sedang dirasakan ,  mendesak kita untuk  ikut serta, karena tanpa keikutsertaan kita, apalah kita…! Kita dianggap seperti orang yang Resisten terhadap perubahan. Kita tidak mau dikatakan sebagai Stabilizer bertahanya cara-cara lama yang membuat kita bertahan dalam kejayaan masa lalu.

Kita harus menjadi seorang yang mampu menjadi adapter terhadap perubahan yang terjadi. Konsep pengembangan diri adalah salah satu dari konsep perubahan. Dengan pengembangan..kita akan berani menhadapi tantangan dan memberikan kontribusi positif terhadap lembaga kita. Kita sebagai bagian dari lembaga kita tentu ingin bersama-sama mengembangkan  lembaga kita menjadi lebih baik dan terus berkembang lagi.

Jadi mari kita bersedia berubah atau diubah..karena itu adalah tantangan kita dalam bekerja. Kita berpeluang membuka diri ..mengembangkan apa yang patut kita kembangkan untuk kesuksesan lembaga kita…dan masa depan kita sendiri. Have A Great Change!

Kadang tanpa kita sadari, pada awalnya setiap kondisi berubah..kenyamanan terasa terusik, kita merasa tidak dihargai lembaga kita, kadang tumbuh rasa frustasi pada diri sebagian kita. Ketidakbiasaan dianggap tidak normal. Banyaknya Change Agent yang bermunculan , yang membuat kita terkadang gerah..karena ketidakmengertian diri kita sendiri akan perubahan yang ada.

Kita merasa perlu komunikasi yang belum terbangun selama ini, dapat segera terbangun, untuk menyadarkan kita bahwa resistensi kita bukan ancaman tetapi “Work Up Call” dimana kita sejenak kaget, marah, karena seperti terkagetkan, tetapi kemudian kita akan tersadarkan dan perlahan-lahan akan mencari kesegaran.

Mari kita mulai membangun diri kita dengan bergerak kearah perubahan diri yang lebih baik, yang akan membawa kita kondisi yang lebih baik.

Mulailah perubahan pola bekerja dari hal-hal kecil yang mudah-mudahan memberikan dampak besar , apalagi sebagai orang yang beragama tentu kita yakin bahwa hidup kita harus mempunyai tujuan yang mulia. Sebuah pencerahan dari apa yang dikatakan Mario Teguh ” Cintailah Pekerjaanmu, karena Pekerjaan adalah Sarana Pemuliaan Kehidupanmu..jika engkau mencintai keluargamu, engkau akan bekerja dengan tulus”. Semoga ketulusan akan mewarnai setiap langkah dalam perubahan yang terjadi terhadap diri kita, serta tetap terus berharap bahwa lembaga kita akan membekali kita tentang apa yang perlu disiapkan dalam menghadapi perubahan itu sendiriapakah dengan memberikan pencerahan, pelatihan Inhouse Training atau kegiatan positif  lainya yang akan membukakan mata hati pegawai.

 

Menyongsong Tahun 2011

January 14th, 2011

Tahun 2011…telah kita masuki dalam hitungan hari,

semoga kita siap dan selalu mengisi setiap hari di 2011dengan hal-hal yang lebih baik.

Semoga setiap kerja semangat kita di 2010, akan semakin berarti di 2011…untuk kita petik hasilnya dikemudian hari.

Mari kita pelihara semangat, karena jauh lebih penting daripada kita hanya bersemangat.

Semoga kita menjadi manusia yang adaptif…yang selalu menyesuaikan diri terhadap perlbagai perubahan…

karena bukan yang terkuat yang mampu berumur panjang, tetapi yang adaptif. (Renald Kasali – CHANGE)