Sudah lebih 3 (tiga) bulan beberapa daerah di indonesia menerapkan Bekerja dari rumah atau Work from Home (WFH) dan sekolah dari rumah atau school from home (SFH). Penerapan ini tidak lepas dari cukup panjangnya masa pandemi Covid-19 yang secara umum masih menunjukan belum turunnya jumlah pasien positif Covid . Beberapa industri terutama yang tidak dapat dan tidak mungkin memanfaatkan jalur maya mengalami kerugian yang berdampak kepada jatuhnya pertumbuhan ekonomi secara global. Tidak hanya di indonesia, namun hampir seluruh dunia terkena dampak ini. Banyak yang memperkirakan masa pandemi ini akan panjang setidaknya virus masih akan bertahan hingga tahun depan. Muncul istilah New Normal atau kenormalan baru menjadi gagasan yang mengedepankan kepada semua pihak untuk melanjutkan segala rutinitas dengan kondisi-kondisi dan pola-pola baru. Di sinilah muncul pertanyaan-pertanyaan bagaimana new normal ini dapat dijalankan. Masih dibutuhkan gagasan, ide, inovasi yang dapat mendukung rutinitas- rutinitas yang tujuannya mampu menjaga produktifitas sebaik mungkin meskipun masa pandemi ini belum berakhir atau menurun secara drastis.
Sambil mengikuti beberapa kali rapat-rapat online melalui aplikasi zoom, gmeet atau Whatsapp call group, penulis mencoba iseng- iseng (berhadiah) mencari gagasan-gagasan atau ide-ide yang dapat dilakukan agar produktifitas kerja di perkantoran terutama di perguruan tinggi dapat berjalan tidak menurun bahkan diharapkan lebih meningkat. Mungkin gagasan-gagasan ini sebenarnya bisa jadi bukan murni dari ide langsung dari penulis, melainkan dari informasi- informasi dari luar.
Gagasan- gagasan ini diharapkan dapat ditindaklanjuti oleh pihak- pihak sesuai bidangnya. Memang hampir semua gagasan yang saya jelaskan di sini membutuhkan teknologi informasi. Namun penulis berusaha teknologi yang digunakan diusahakan memanfaatkan banyak alternatif sehingga effort yang dibutuhkan baik tenaga, pikiran dan kebutuhan sumber daya dan anggaran tidak terlalu besar, artinya efisien namun tetap bertujuan efektif.
- Mengembangkan Sistem BOT berbasis aplikasi chat untuk mendukung proses kerja WFH
Salah satu intruksi dari WFH adalah melakukan absensi secara online, melaporkan tugas-tugas secara online, dan mengadakan rapat, diskusi, pelatihan atau pertemuan secara online. Perlu difahami bahwa kegiatan tersebut membutuhkan kemampuan Teknologi informasi, sarana prasarana seperti perangkat dan jaringan internet, serta anggaran pendukung kuota internet itu sendiri. Sementera dengan beragamnya jenis pegawai yang dimiliki sebuah instansi tentu tidak dapat diseragamkan proses bekerjanya.
Namun jika dilihat hampir semua pegawai diperkirakan 90% nya memiliki perangkat handphone atau smartphone, dan kedua hampir sebagian besar terbiasa dengan penggunaan aplikasi chat. Teknologi ini dapat dimanfaatkan untuk menggantikan beberapa proses pekerjaan secara online, yang jauh lebih mudah, dan hemat kuota, sehingga jumlah pemanfaat teknologi selama masa WFH jauh lebih banyak dan beban biaya dan kebutuhan sarana jauh lebih hemat. Sebagai contoh untuk rapat online bisa memanfaatkan chat group, untuk laporan absensi dan laporan kerja dapat melakukan laporan komunikasi ke atasan masing- masing. Ada satu inovasi yang dapat diimplementasikan agar proses pemanfaatan aplikasi chat online jauh lebih mudah, cepat dan tetap hemat, yaitu dengan penggunaan sistem bot sebagai user aplikasi chat.
Apa itu chat bot? chat bot adalah aplikasi komunikasi antara user dan user yang dikendalikan oleh sistem informasi (seperti robot), yang dapat mendeteksi perintah- perintah melalui pesan chat yang akan dieksekusi langsung kepada sistem-sistem yang sudah dikembangkan sebelumnya. Sebagai contoh untuk penggunaan absensi dan laporan kerja, seorang pegawai jika lapor ke chat bot, sistem akan menerima pesan tersebut dan melakukan proses pemeriksaan isi pesan perintah dan melihat nomor pengirim pesan sebagai identitas pegawai, sehingga dapat menyimpan ke data absensi berupa identitas dan waktu laporan. Sehingga ketika untuk pelaporan atasan tidak perlu lagi harus mengolah data dari pesan2 chat yang masuk yang bisa saja bercampur dengan berbagai macam pesan lainnya, seluruhnya sudah masuk ke sistem absensi. Penggunaan chat bot dapat digunakan untuk kebutuhan lainnya sesuai pengembangan aplikasi yang dilakukan. - Pemanfaatan aplikasi- aplikasi kolaborasi dalam bekerja
Mungkin kita hanya mengenal aplikasi dalam bekerja harus sendiri-sendiri padahal beberapa pekerjaan tidak dapat dilakukan sendiri- sendiri. Ada beberapa aplikasi yang disediakan dalam menyelesaikan pekerjaan secara kolaborasi seperti : aplikasi google suite: sheet, presentation, docs, dari microsoft ada office 365, atau beberapa aplikasi kolaborasi manajemen pekerjaan seperti coggle untuk kolaborasi mindmap, Trello untuk kolaborasi manajemen project visual, dan aplikasi- aplikasi lain. Lalu apa yang perlu disiapkan untuk pemanfaatan aplikasi tersebut? tentunya kita harus menyusun pedoman yang paling baik agar seluruh staf yang akan menggunakan nya faham. Tentu aplikasi yang saya jelaskan tersebut sudah dapat digunakan pada perangkat smartphone. Aplikasi kolaborasi ini juga dapat digunakan sebagai penghubung antara pegawai yang bekerja di rumah dan yang harus bekerja dari kantor. - Pemanfaatan Sistem monitoring secara remote
Instansi pemerintah, atau perkantoran- perkantoran modern sudah banyak yang memanfaatkan teknologi di beberapa fasilitas umumnya dengan memanfaatkan koneksi internet atau biasa dikenal dengan istilah IoT (internet of things). IoT itu apa ya? Jadi perangkat- perangkat fasilitas umum seperti kamera cctv, ac, kunci pintu, kendali listrik yang dihubungkan dengan koneksi internet sehingga kita bisa memonitor dan memberi perintah dapat dilakukan dengan jarak jauh. Gagasan ini tentunya harus didukung dengan dukungan anggaran yang cukup tinggi. Gagasan, Ide dan inovasi di sini sangat terbuka lebar sehingga pemanfaatan sistem monitoring secara jarak jauh atau remote dapat dilakukan secara murah (IoT murah), ada yang mau nyoba?. Gagasan ini akan memudahkan beberapa pekerjaan yang harus dilakukan di tempat kerja menjadi berkurang namun dapat dilaksanakan di rumah. - Sistem pemeriksaan kesehatan jarak jauh bagi pegawai
Selama masa covid 19 ini seluruh pegawai sulit untuk dapat dideteksi mana yang positif dan negatif, bahkan meskipun dilakukan tes hasilnya negatif, bukan berarti ybs terjamin tidak membawa jejak virus ke pihak lain atau ke benda-benda yang kontak dengan ybs. Sehingga alangkah lebih baiknya jika ada sistem terpadu yang mampu memantau sistem kesehatan secara realtime. Baiknya dibuat satu alat khusus yang memiliki kemampuan cek suhu tubuh, atau cek lab sederhana yang dapat diukur oleh perangkat yang secara langsung dapat terhubung dengan perangkat smarthphone , dan data2 pendukung lain berdasarkan hasil test covid-19 sehingga pihak-pihak yang berkepentingan dapat mengakses data tersebut untuk menjadi pertimbangan seseorang apakah boleh datang ke kantor atau ditugaskan ke tempat lain. - Sistem Layanan online
Penambahan sistem layanan online seperti halnya belanja online yang telah berjalan dapat menjadi salah satu alternatif yang dapat dijalankan terutama layanan-layanan yang membutuhkan proses terhadap input dan output kerja berupa benda seperti barang, dokumen, buku, alat dan lain-lain. Layanan tersebut dapat memanfaatkan sistem layanan online dibantu sistem pengiriman barang- barang yang melibatkan kurir. Sistem ini diharapkan dapat mengurangi kontak khususnya terhadap pihak- pihak yang membutuhkan layanan tersebut. Layanan ini dapat menggunakan aplikasi chat (salah satu cara paling mudah) atau sistem khusus. Layanan yang dapat memanfaatkan sistem online tersebut seperti: Layanan peminjaman dan pengembalian buku, layanan permintaan dan pelaporan berkas kerja atau arsip , layanan permintaan sample lab atau pelaporan hasil lab, dan lain-lain. Tentunya untuk mengembangkan sistem ini perlu adanya prosedur- prosedur yang menjadi pertimbangan agar proses sistem ini lengkap dan menghindari resiko-resiko yang jauh lebih banyak. - Sistem Pengawasan Protokol Covid 19
Dengan memanfaatkan cctv yang sudah tersebut, kita dapat mengembangkan sistem pengawasan pegawai yang harus tetap masuk kantor, untuk mencegah terjadinya pelanggaran- pelanggaran protokol cobid 19, seperti pemantauan di lift yang jumlah nya jauh dibatasi (atau sistem liftnya di beri batas maksimum berat yang jauh lebih kecil), pemantauan rapat offline, pemantauan di tempat- tempat umum. - Pengembangan SDM dengan menciptakan berbagai pelatihan- pelatihan jarak jauh
Salah satu yang dikhawatirkan WFH adalah banyaknya staf yang tidak dapat melaksanakan pekerjaannya secara wfh karena pekerjaanya bersifat lapangan atau keterbatasan terhadap penggunaan perangkat TI karena teknologi yang ketinggalan, kesulitan penggunaan perangkat atau tidak adanya jaringan komunikasi. Di sini perlu ada inovasi yang dilakukan dengan memanfaatkan sistem pengembangan SDM melalui pelatihan jarak jauh apakah memanfaatkan perangkat TI ataupun secara manual via POS, SMS atau telepon. - Gerakan pengembangan konten digital
Selama WFH bagi yang memiliki kemampuan TI dan sudah terbiasa dengan sosmed, whatsapp, youtube dapat ditingkatkan produktifitasnya dengan membuat konten-konten pendukung kerja menggunakan perangkat tersebut yang tentunya dibutuhkan pemantauan yang mampu mengumpulkan atau mengkoleksi konten tersebut terhubung dalam satu sistem yang dapat di akses dengan mudah di website instansi. Gerakan ini tidak hanya menambah produktifitas namun dapat membangun sharing knowledge seluruh keahlian pagawai. - Sistem Integrasi sistem pembelajaran jarak jauh secara Online dan Offline
Untuk sistem pembelajaran sudah banyak yang dikembangkan elearning, MOOCS dan lain-lain, namun perlu juga dipertimbangkan kemampuan siswa atau mahasiswa yang memiliki keterbatasan baik sarana dan jaringan koneksi. Kondisi ini menjadi tantangan untuk menciptakan inovasi baru bagaimana agar proses pembelajarannya dapat merata terhadap seluruh siswa dan mahasiswa meskipun kurang meratanya sarana dan dukungan dalam melaksanakan proses tersebut. Salah satunya adalah dengan mengembangkan sistem integrasi pembelajaran jarak jauh secara online, dan offline yang memanfaatkan sistem kurir dan sistem pembelajaran jarak jauh per wilayah, misalkan di setiap wilayah tertentu dapat dibangun satu warung komunikasi yang telah distandarisasi melalui protokol covid-19, atau pemanfaatan kurir dalam proses kirim mengirim konten pembelajaran.
Apa lagi ya, sepertinya masih banyak lagi yang dapat dilakukan dalam mendukung proses bekerja selama masa pandemi covid-19 ini baik WFH, New Normal dan WFO pasca pandemi. Jika ada gagasan ide baru lainnya silahkan komentarnya ya. Gagasan di atas dapat dijadikan ide makalah ilmiah, skripsi, thesis, atau mungkin bahan awal disertasi. Tentunya dapat dilanjutkan dengan pendalaman yang jauh lebih komprehensif.
Terima kasih